TL;DR. Refaktura to potoczna nazwa odsprzedaży usługi, którą nabyłeś we własnym imieniu, ale na rzecz faktycznego odbiorcy. Prawo nie zna „refaktury” jako osobnej czynności – jej podstawą jest art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, zgodnie z którym podatnik działający we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, jest traktowany tak, jakby sam otrzymał i wyświadczył tę usługę. W praktyce refakturujesz media przy najmie, transport, kurierów, hotele czy ubezpieczenia. Co do zasady stosujesz stawkę VAT właściwą dla refakturowanej usługi – zwykle tę samą co na fakturze pierwotnej. Uwaga na dwie rzeczy: przy mediach i najmie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a od 2026 roku refaktury B2B wchodzą do KSeF (etapami od 1 lutego i 1 kwietnia 2026).
Czym jest refaktura i na czym się opiera
Refaktura nie jest osobnym typem czynności w ustawie o VAT – to potoczne określenie sytuacji, w której kupujesz usługę we własnym imieniu, ale faktycznie korzysta z niej ktoś inny, i przenosisz jej koszt na tego odbiorcę. Podstawą jest art. 8 ust. 2a ustawy o VAT: gdy podatnik działa we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, przyjmuje się prawną fikcję, że sam tę usługę otrzymał i sam ją wyświadczył.
Ta konstrukcja ma konkretne skutki. Skoro „wyświadczyłeś” usługę, to ją fakturujesz – wystawiasz normalną fakturę VAT, a nie notę. Refaktura powinna jednak dokumentować realne przeniesienie kosztu na podmiot, który faktycznie z usługi korzysta albo zgodnie z umową ma ją ponieść. Refakturowanie bez podstawy umownej lub bez dowodu, że koszt dotyczy odbiorcy, to jeden z częstszych błędów.
Jaka stawka VAT na refakturze
To pytanie rozstrzyga najwięcej sporów z księgowością. Zasada jest prosta: co do zasady stosujesz stawkę VAT właściwą dla refakturowanej usługi, czyli zwykle taką samą jak na fakturze pierwotnej. Refakturując usługę hotelową czy transportową, przenosisz jej stawkę, a nie stawkę swojej podstawowej działalności.
Jest jednak istotny wyjątek. Stawka z faktury pierwotnej nie działa automatycznie, jeśli refakturowany koszt staje się elementem świadczenia głównego – na przykład media wliczone w czynsz najmu albo koszt transportu w kompleksowej usłudze logistycznej. Wtedy koszt „wtapia się” w świadczenie główne i dzieli jego stawkę. Mechaniczne kopiowanie stawki z faktury pierwotnej bez oceny, czy nie mamy do czynienia ze świadczeniem kompleksowym, bywa błędem.
Czy można doliczyć marżę
Tak, doliczenie marży nie jest zakazane – ale ma dwie konsekwencje. Po pierwsze, podstawą opodatkowania jest wszystko, co masz otrzymać od odbiorcy (art. 29a ust. 1 ustawy o VAT), więc VAT naliczasz od całej kwoty należnej, łącznie z marżą. Po drugie, doliczenie marży oddala transakcję od „czystego przeniesienia kosztu” i wymaga sprawdzenia, czy nie świadczysz już własnej usługi. Traktowanie marży jako neutralnego zwrotu kosztu to pułapka podatkowa.
Warto też pamiętać, że koszty dodatkowe – transport, ubezpieczenie, prowizje, opakowania – mogą wchodzić do podstawy opodatkowania świadczenia głównego na podstawie art. 29a ust. 6 pkt 2 ustawy o VAT, zamiast być refakturowane osobno.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy
Moment rozliczenia VAT zależy od rodzaju refakturowanej usługi. Przy zwykłych usługach obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych – z chwilą wykonania usługi (art. 19a ust. 1). Dla usług rozliczanych okresowo uznaje się je za wykonane z upływem każdego okresu rozliczeniowego (art. 19a ust. 3).
Najważniejszy jest jednak wyjątek dotyczący popularnych refaktur. Dla mediów, usług telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony oraz stałej obsługi prawnej i biurowej obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą wystawienia faktury (art. 19a ust. 5 pkt 4). A jeśli faktury nie wystawisz albo zrobisz to za późno, obowiązek powstaje z upływem terminu wystawienia faktury albo terminu płatności (art. 19a ust. 7). Dla tych usług fakturę wystawia się najpóźniej z upływem terminu płatności (art. 106i ust. 3 pkt 4), a nie w standardowym terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca (art. 106i ust. 1).
Refaktura a nota obciążeniowa
Częsty dylemat: refaktura czy nota? Odpowiedź zależy od tego, czy dokumentujesz odpłatne świadczenie usługi, czy kwotę spoza VAT. Refakturę (fakturę VAT) stosujesz, gdy przenosisz koszt usługi na jej faktycznego odbiorcę. Notę obciążeniową stosujesz dla kwot pozostających poza VAT – odszkodowań, kar umownych czy zwrotów, które nie są wynagrodzeniem za usługę.
Wystawienie noty obciążeniowej dla czynności, która jest odpłatnym świadczeniem usługi, to błąd lustrzany do refakturowania kwot odszkodowawczych. Granica przebiega tam, gdzie kończy się „usługa”, a zaczyna „rekompensata”.
Refaktury a KSeF w 2026 roku
To zmiana, której nie można pominąć. Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wchodzi etapami: od 1 lutego 2026 roku dla firm ze sprzedażą powyżej 200 mln zł (z VAT) w 2024 roku, a od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych podatników. Ponieważ refaktury B2B to zwykłe faktury VAT, one również trafiają do KSeF. W okresie przejściowym, do 31 grudnia 2026 roku, obowiązuje limit 10 000 zł miesięcznie dla faktur wystawianych poza systemem. Pomijanie KSeF przy refakturach B2B w 2026 roku będzie po prostu błędem formalnym.
Najczęstsze pytania
Czy refaktura zawsze ma tę samą stawkę VAT co faktura pierwotna?
Co do zasady tak – stosujesz stawkę właściwą dla refakturowanej usługi. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy koszt staje się elementem świadczenia kompleksowego (np. media w czynszu najmu). Wtedy dzieli on stawkę świadczenia głównego, a nie zachowuje stawki pierwotnej.
Czy do refaktury można doliczyć marżę?
Tak, ale VAT naliczasz wtedy od całej kwoty należnej, łącznie z marżą (art. 29a ust. 1). Doliczenie marży może też oznaczać, że świadczysz już własną usługę, a nie samo przeniesienie kosztu – warto to ocenić przed wystawieniem faktury.
Kiedy użyć noty obciążeniowej zamiast refaktury?
Notę obciążeniową stosujesz dla kwot spoza VAT, takich jak odszkodowania, kary umowne czy zwroty niebędące wynagrodzeniem za usługę. Refakturę (fakturę VAT) stosujesz, gdy przenosisz koszt odpłatnej usługi na jej faktycznego odbiorcę.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy refakturze mediów?
Dla mediów, najmu i podobnych usług z art. 19a ust. 5 pkt 4 obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a przy jej braku lub opóźnieniu – z upływem terminu wystawienia albo terminu płatności (art. 19a ust. 7). Fakturę wystawia się najpóźniej z upływem terminu płatności.
—
Kontrahent nie reguluje refakturowanych kosztów – mediów, transportu czy usług obcych? Skontaktuj się z nami – zweryfikujemy dokumentację i wyegzekwujemy należność w ramach windykacji polubownej lub sądowej.
