TL;DR. „Publiczny rejestr dłużników” to w praktyce dwie różne rzeczy. KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych, prs.ms.gov.pl/krz) to rejestr państwowy – obejmuje upadłości, restrukturyzacje i zakazy prowadzenia działalności, a nie służy do wpisywania każdej przeterminowanej faktury. BIG – Biura Informacji Gospodarczej, czyli KRD, ERIF i BIG InfoMonitor – to instytucje prywatne, do których wierzyciel sam wpisuje dłużnika, żeby wywrzeć nacisk. Żeby wpisać firmę do BIG, dług musi wynosić co najmniej 500 zł (200 zł dla konsumenta), być wymagalny od minimum 30 dni, a ty musisz najpierw wysłać wezwanie z ostrzeżeniem o wpisie i odczekać co najmniej miesiąc. Wpis do BIG bez tego wezwania jest bezskuteczny – i to najczęstszy błąd wierzycieli.
KRZ a BIG – to nie ten sam rejestr
Rozróżnienie jest fundamentalne, bo od niego zależy, gdzie w ogóle szukać i co możesz zrobić. Krajowy Rejestr Zadłużonych to system państwowy dostępny pod adresem prs.ms.gov.pl/krz. Obejmuje przede wszystkim informacje związane z upadłością, restrukturyzacją, zakazami prowadzenia działalności oraz wybranymi kategoriami dłużników. Nie jest prywatnym biurem i nie służy do dowolnego wpisywania każdej przeterminowanej faktury handlowej.
Biura Informacji Gospodarczej – KRD, ERIF czy BIG InfoMonitor – działają zupełnie inaczej. To prywatne instytucje funkcjonujące na podstawie ustawy z 9 kwietnia 2010 roku o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych (tekst jednolity: Dz.U. 2025 poz. 85). To do nich, po spełnieniu ustawowych warunków, sam wpisujesz dłużnika – i to one są narzędziem realnego nacisku. Mylenie KRZ z prywatnymi biurami to podstawowy błąd, który prowadzi do szukania nie tam, gdzie trzeba.
Jeśli chcesz ustalić, czy wobec kontrahenta toczy się postępowanie upadłościowe lub restrukturyzacyjne, sięgasz do Krajowego Rejestru Zadłużonych. Jeśli chcesz wpisać dłużnika, żeby zablokować mu dostęp do kredytu i leasingu – korzystasz z BIG.
Kiedy możesz wpisać dłużnika do BIG
Ustawa stawia twarde warunki, różne dla konsumenta i przedsiębiorcy. Dla dłużnika niebędącego konsumentem (przedsiębiorcy) łączna kwota wymagalnych zobowiązań musi wynosić co najmniej 500 zł, a zobowiązanie musi być wymagalne od co najmniej 30 dni (art. 15 ustawy). Dla konsumenta próg jest niższy – 200 zł – przy tym samym wymogu 30 dni wymagalności (art. 14).
To jednak nie wszystko. Zanim przekażesz dane, musisz wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze wpisu i odczekać co najmniej miesiąc od jego wysłania lub doręczenia. Wezwanie musi wskazywać zamiar przekazania danych do konkretnego biura – z jego firmą i adresem siedziby. W relacjach B2B warunek wezwania może być spełniony także przez e-mail, jeśli umowa przewiduje taką formę wezwania na wskazany adres poczty elektronicznej.
Jak przebiega wpis krok po kroku
Procedura, uproszczona do najważniejszych elementów, wygląda tak:
- sprawdzasz próg – co najmniej 500 zł (firma) albo 200 zł (konsument) i 30 dni wymagalności,
- wysyłasz wezwanie z ostrzeżeniem, wskazując firmę i adres konkretnego BIG,
- odczekujesz co najmniej miesiąc od wezwania,
- przekazujesz dane do biura, z którym masz umowę.
Dłużnik może zgłosić sprzeciw wobec zamiaru przekazania danych, a wezwanie powinno zawierać informację o tej możliwości (art. 15a). Jeśli mimo sprzeciwu przekazujesz dane, powinieneś dodać informację o tym, że dłużnik kwestionuje dług albo powołuje się na przedawnienie. Pominięcie wezwania z nazwą i adresem BIG, wpisanie długu poniżej progu albo przed upływem 30 dni wymagalności to błędy, które podważają cały wpis.
Obowiązki po zapłacie – nie zapomnij usunąć wpisu
Wpis to nie „ustaw i zapomnij”. Gdy dług zostaje spłacony, potrącony, scedowany albo okaże się nieistniejący, masz obowiązek niezwłocznie, nie później niż w 14 dni, zażądać aktualizacji lub usunięcia danych. Samo biuro usuwa dane na wniosek wierzyciela nie później niż w 7 dni od jego złożenia (art. 31 ust. 1 pkt 1).
Zaniedbanie tego obowiązku bywa kosztowne – utrzymywanie nieaktualnego wpisu po zapłacie naraża wierzyciela na roszczenia dłużnika. Dlatego procedurę wpisu zawsze planuj razem z procedurą jego usunięcia.
Jak sprawdzić kontrahenta przed umową
Rejestry działają w dwie strony – nie tylko wpisujesz, ale i sprawdzasz. Przed zawarciem umowy albo przed sprzedażą z odroczonym terminem warto zweryfikować kontrahenta jednocześnie w kilku źródłach: w BIG (bieżące zaległości płatnicze), w KRZ (upadłość, restrukturyzacja, bezskuteczne egzekucje) oraz w KRS lub CEIDG (stan formalny firmy). Żadne z tych źródeł nie daje pełnego obrazu w pojedynkę.
Taką kompleksową weryfikację, łączącą rejestry publiczne i prywatne, prowadzimy w ramach wywiadu gospodarczego – zwłaszcza gdy w grę wchodzi większy kontrakt i decyzji nie chcesz opierać na jednym źródle.
Najczęstsze pytania
Czy KRZ i BIG to ten sam rejestr?
Nie. KRZ to państwowy Krajowy Rejestr Zadłużonych (upadłości, restrukturyzacje, zakazy działalności), dostępny pod prs.ms.gov.pl/krz. BIG (KRD, ERIF, BIG InfoMonitor) to prywatne biura informacji gospodarczej działające na podstawie ustawy z 2010 roku, do których wierzyciel sam wpisuje dłużnika.
Kiedy mogę wpisać kontrahenta B2B do BIG?
Gdy łączna kwota wymagalnych zobowiązań wynosi co najmniej 500 zł, dług jest wymagalny od co najmniej 30 dni, a ty wysłałeś wezwanie z ostrzeżeniem o wpisie (ze wskazaniem konkretnego BIG) i odczekałeś co najmniej miesiąc od jego wysłania.
Czy przed wpisem do BIG trzeba wysłać wezwanie z ostrzeżeniem?
Tak. Przekazanie danych do BIG bez wcześniejszego wezwania z ostrzeżeniem, wskazującego firmę i adres konkretnego biura, jest bezskuteczne. To jeden z najczęstszych błędów wierzycieli.
Jak sprawdzić kontrahenta przed zawarciem umowy?
Najlepiej równolegle w kilku źródłach: w BIG (bieżące zaległości), w KRZ (upadłość, restrukturyzacja, bezskuteczne egzekucje) oraz w KRS lub CEIDG (stan formalny). Pełną weryfikację łączącą te rejestry wykonujemy w ramach wywiadu gospodarczego.
—
Chcesz wpisać dłużnika do rejestru zgodnie z procedurą albo sprawdzić kontrahenta przed podpisaniem umowy? Skontaktuj się z nami – przygotujemy wezwanie z ostrzeżeniem, dopilnujemy terminów i zweryfikujemy dłużnika w rejestrach.
