Notatka z rozmowy z dłużnikiem: co spisać, by była dowodem

Po co spisywać notatkę z rozmowy z dłużnikiem, skoro w sądzie i tak może wszystkiemu zaprzeczyć?

Notatka z rozmowy z dłużnikiem może okazać się ważnym dowodem w sprawie o zapłatę, szczególnie gdy przedsiębiorca początkowo przyznaje, że zalega z płatnością, a później zaczyna kwestionować faktury. Problem polega na tym, że ustne deklaracje łatwo wycofać, a przebieg spotkania trudno odtworzyć po kilku miesiącach. Dlatego znaczenie ma nie tylko to, co dłużnik powiedział podczas wizyty windykatora, lecz także sposób udokumentowania jego słów, ustaleń i zachowania.

Większość sporów o zapłatę między przedsiębiorcami rozstrzyga się na podstawie dokumentów: umów, zamówień, faktur i wezwań do zapłaty. Dokumentacja ta pokazuje, skąd powstało zobowiązanie i czego domaga się wierzyciel. Nie zawsze wyjaśnia jednak, dlaczego kontrahent przestał płacić, czy rzeczywiście kwestionuje należność i jakie deklaracje składał po upływie terminu płatności.

Rozmowa przeprowadzona w siedzibie dłużnika pozwala uzyskać właśnie takie informacje. Prezes spółki może podczas spotkania przyznać, że faktury są prawidłowe, ale poprosić o dwa miesiące zwłoki z powodu problemów finansowych. Po pół roku, odpowiadając na pozew, ten sam przedsiębiorca może już twierdzić, że usługa była wadliwa, a należności nigdy nie uznawał. Bez dokumentacji pozostaje spór o to, jakie słowa rzeczywiście padły.

Zgodnie z art. 227 Kodeksu postępowania cywilnego przedmiotem dowodu są fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie. Notatka powinna zatem dokumentować konkretne wypowiedzi i zdarzenia, a nie wrażenia windykatora. Istotne będzie, czy dłużnik kwestionował kwotę, zgłaszał reklamację, prosił o raty, wskazywał termin zapłaty albo czy jego firma nadal działa pod adresem ujawnionym w rejestrze.

Nie oznacza to, że sama notatka przesądzi o wyniku procesu. Art. 233 § 1 KPC przewiduje, że sąd ocenia wiarygodność i moc dowodów według własnego przekonania, na podstawie wszechstronnego rozważenia zebranego materiału. Dokument sporządzony bezpośrednio po rozmowie, zawierający szczegółowe ustalenia i zgodny z pozostałą korespondencją, będzie bardziej przekonujący niż ogólnikowa relacja przygotowana dopiero na potrzeby procesu.

Dlatego podczas wizyt prowadzonych w ramach windykacji terenowej dokumentujemy przede wszystkim fakty, które można później zweryfikować i powiązać z konkretną należnością.

Notatka podpisana i niepodpisana przez dłużnika: co dowodzi w sądzie?

Notatka sporządzona na papierze lub w telefonie może stanowić dokument prywatny. Zgodnie z art. 243¹ KPC przepisy o dowodzie z dokumentów stosuje się do dokumentów zawierających tekst, umożliwiających ustalenie ich wystawców. Dlatego już na początku powinno być jasne, kto sporządził zapis. Imię, nazwisko i podpis autora pozwalają powiązać dokument z konkretną osobą.

Największa różnica dotyczy jednak podpisu dłużnika. Art. 245 KPC stanowi, że dokument prywatny sporządzony w formie pisemnej albo elektronicznej jest dowodem tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie. Jeżeli członek zarządu podpisuje notatkę, w której potwierdza prawidłowość faktury i deklaruje zapłatę w określonym terminie, wierzyciel dysponuje dowodem złożenia takiego oświadczenia.

Podpis nie oznacza automatycznie, że wszystkie informacje zawarte w dokumencie są prawdziwe. Potwierdza jednak pochodzenie oświadczenia od osoby podpisującej. To rozróżnienie ma znaczenie, gdy dłużnik zmienia stanowisko.

Z art. 253 KPC wynika, że strona zaprzeczająca prawdziwości dokumentu prywatnego albo twierdząca, że podpisane oświadczenie od niej nie pochodzi, musi te okoliczności udowodnić. Dłużnik, który podpisał notatkę, a następnie zaprzecza złożeniu zapisanych deklaracji, musi więc wykazać na przykład sfałszowanie podpisu lub dopisanie treści po podpisaniu dokumentu.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy notatkę podpisał wyłącznie windykator. Art. 253 zdanie drugie KPC przewiduje, że jeżeli spór dotyczy dokumentu prywatnego pochodzącego od innej osoby niż strona zaprzeczająca, jego prawdziwość powinna udowodnić strona chcąca z niego skorzystać.

Taka notatka potwierdza przede wszystkim, że autor zapisał określone informacje. Wierzyciel powinien więc wesprzeć ją innymi dowodami, na przykład zeznaniami uczestnika spotkania, korespondencją mailową, nagraniem albo późniejszym zachowaniem dłużnika.

Podpis rozmówcy jest z tego powodu szczególnie istotny. Jeśli nie uda się go uzyskać, trzeba zadbać o utrwalenie ustaleń również w inny sposób.

Co powinna zawierać notatka z rozmowy z dłużnikiem i wizyty w jego firmie?

Dobrze sporządzona notatka z wizyty u dłużnika powinna być zrozumiała dla osoby, która nie uczestniczyła w spotkaniu i zapozna się z dokumentem dopiero podczas procesu. Sędzia musi móc ustalić, kto rozmawiał, o jakich należnościach, jakie stanowisko przedstawił dłużnik i co strony uzgodniły.

Najbezpieczniej korzystać ze stałego schematu i sporządzać dokument jeszcze podczas wizyty albo bezpośrednio po jej zakończeniu. Pełna notatka powinna obejmować następujące informacje:

• Datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia rozmowy oraz dokładny adres spotkania, ze wskazaniem, czy była to siedziba z rejestru, oddział czy inne miejsce.
• Pełną nazwę dłużnika, NIP, numer KRS albo informację o wpisie do CEIDG.
• Imiona, nazwiska i funkcje wszystkich obecnych osób, a także sposób potwierdzenia tożsamości i funkcji rozmówcy, na przykład dowód osobisty lub odpis z KRS.
• Dane windykatora i wierzyciela oraz podstawę działania, w tym informację o okazaniu pełnomocnictwa.
• Oznaczenie zadłużenia: numery faktur, daty wystawienia, terminy płatności, kwotę należności głównej i stan zadłużenia na dzień rozmowy.
• Stanowisko dłużnika wobec każdej faktury, czyli informację, czy ją uznaje, kwestionuje i z jakiego powodu, albo czy twierdzi, że zapłacił, kiedy i jakim przelewem.
• Dosłowne oświadczenia dłużnika zapisane w cudzysłowie, szczególnie prośby o raty, odroczenie płatności, rezygnację z odsetek oraz deklaracje zapłaty z konkretną datą i kwotą.
• Przyczyny braku zapłaty wskazane przez dłużnika, takie jak zatory płatnicze, spór z inwestorem czy brak środków, oraz ewentualne informacje o majątku.
• Obserwacje z miejsca wizyty: czy firma prowadzi działalność, czy znajduje się tam szyld, ilu pracowników widać, czy działa magazyn lub produkcja i jakie pojazdy stoją na placu.
• Wykaz dokumentów przekazanych i odebranych, między innymi wezwania do zapłaty, zestawienia faktur i projektu porozumienia.
• Ustalone dalsze działania wraz z terminami ich wykonania.
• Podpis windykatora i miejsce na podpis dłużnika albo adnotację o odmowie podpisania dokumentu wraz z podanym powodem.

Sam komplet danych nie wystarczy, jeśli opis przebiegu rozmowy będzie zbyt ogólny. Zapis „dłużnik uznał dług” przedstawia wniosek autora. Znacznie więcej mówi zdanie: „Prezes zarządu powiedział: faktury 14/2026 i 15/2026 są w porządku, nie mamy pieniędzy, prosimy o rozłożenie na trzy raty od grudnia”.

Drugi zapis pozwala ustalić, kto wypowiedział określone słowa, których faktur one dotyczyły i jaka propozycja padła. Sąd może samodzielnie ocenić ich znaczenie, zamiast polegać na interpretacji windykatora.

Treść notatki należy zamknąć w chwili podpisania. Jeżeli później pojawi się potrzeba uzupełnienia dokumentu, należy przygotować osobny, datowany dopisek z podpisem. Wpisywanie informacji między istniejącymi wierszami bez wskazania daty tworzy ryzyko zakwestionowania autentyczności zapisu.

Kto powinien podpisać notatkę i co zrobić, gdy dłużnik odmawia?

Podpis pod notatką ma największe znaczenie wtedy, gdy pochodzi od osoby uprawnionej do reprezentowania dłużnika. W przypadku spółki chodzi przede wszystkim o członków zarządu ujawnionych w KRS, prokurenta albo pełnomocnika posiadającego odpowiednie umocowanie. Przy jednoosobowej działalności gospodarczej podpis składa sam przedsiębiorca.

Przed spotkaniem należy sprawdzić aktualny odpis z rejestru oraz zasady reprezentacji. Nie zawsze wystarcza bowiem podpis dowolnego członka zarządu. Znaczenie ma również wymagany skład osób działających w imieniu spółki. Szerzej wyjaśniamy to w artykule kto może podpisać umowę w imieniu firmy.

Rozmowa z kierownikiem magazynu, księgową czy pracownikiem recepcji również może dostarczyć informacji przydatnych wierzycielowi. Trzeba jednak odróżnić potwierdzenie przebiegu rozmowy przez jej uczestnika od oświadczenia osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorstwa.

Dłużnik może odmówić podpisania notatki, mimo że podczas spotkania nie kwestionował zobowiązania. W takiej sytuacji windykator powinien zapisać, kto odmówił, kiedy to nastąpiło i jak rozmówca uzasadnił decyzję. Następnie podpisuje dokument samodzielnie. Jeżeli obecny był drugi przedstawiciel wierzyciela, również może złożyć podpis.

Dobrym uzupełnieniem jest wiadomość mailowa wysłana jeszcze tego samego dnia. Powinna trafić do członka zarządu albo na adres wykorzystywany wcześniej przez dłużnika w korespondencji. W wiadomości należy przytoczyć numery faktur, kwoty, stanowisko rozmówcy i deklarowany termin zapłaty, prosząc o potwierdzenie lub sprostowanie.

Ma to znaczenie również w kontekście formy dokumentowej. Zgodnie z art. 77² KC do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Art. 77³ KC określa dokument jako nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Odpowiedź „potwierdzam, zapłacimy w dwóch ratach” tworzy dodatkowy ślad ustaleń. Brak odpowiedzi nie jest takim samym potwierdzeniem, ale może mieć znaczenie przy ocenie późniejszych zaprzeczeń, zwłaszcza gdy dłużnik przez miesiące nie kwestionował otrzymanego podsumowania. Sposób przedstawiania takiej korespondencji opisujemy w tekście dotyczącym maili i SMS-ów jako dowodu w sprawie o zapłatę.

Jeśli ustalenia obejmują harmonogram spłat, lepiej sporządzić osobne porozumienie. Art. 78 § 1 KC wymaga do zachowania formy pisemnej własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Oryginał podpisany przez strony należy więc zachować. Fotografia lub skan takiego dokumentu pozostają kopią.

Uznanie długu i przerwanie przedawnienia: jak zapisać oświadczenie dłużnika?

Notatka z rozmowy z dłużnikiem nabiera szczególnego znaczenia, kiedy podczas spotkania padają wypowiedzi mogące świadczyć o uznaniu roszczenia.

Zgodnie z art. 123 § 1 pkt 2 KC bieg przedawnienia przerywa się przez uznanie roszczenia przez osobę, przeciwko której roszczenie przysługuje. Art. 124 § 1 KC przewiduje, że po przerwaniu przedawnienie biegnie na nowo.

Uznanie długu nie zawsze wymaga formalnego pisemnego oświadczenia. Prośba o rozłożenie należności na raty, odroczenie terminu płatności czy nienaliczanie odsetek może stanowić uznanie roszczenia, jeżeli wierzyciel potrafi udowodnić taką wypowiedź. Różnice między uznaniem właściwym i niewłaściwym oraz związane z nimi orzecznictwo omawiamy szerzej w artykule uznanie długu: jak je uzyskać i co zmienia w przedawnieniu.

Aby notatka mogła pomóc w wykazaniu uznania, musi jednoznacznie wskazywać datę wypowiedzi, zakres zobowiązania i osobę składającą oświadczenie.

Data pozwala ustalić moment, od którego przedawnienie zaczyna biec na nowo. Zakres wskazuje natomiast, których należności dotyczyła deklaracja. Jeżeli rozmówca potwierdził fakturę z marca, ale kwestionował fakturę z kwietnia, dokument nie powinien przedstawiać obu należności jako bezspornych.

Równie ważne jest przypisanie wypowiedzi konkretnej osobie. Sformułowanie „dłużnik prosił o raty” może okazać się niewystarczające, gdy w spotkaniu uczestniczyli prezes, księgowa i kierownik działu handlowego.

Przy fakturach, którym pozostało kilka miesięcy do przedawnienia, nie należy opierać się wyłącznie na ustnym uznaniu zapisanym przez windykatora. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przygotowanie krótkiego dokumentu zawierającego wykaz faktur i oświadczenie dłużnika, uzyskanie podpisu podczas wizyty oraz wysłanie mailowego podsumowania tego samego dnia.

Windykator jako świadek w sądzie: dlaczego notatka nie zastępuje zeznań?

Nawet szczegółowa notatka z wizyty u dłużnika nie zawsze wystarczy do wyjaśnienia przebiegu spotkania. Gdy strony przedstawiają sprzeczne wersje wydarzeń, sąd może potrzebować zeznań osoby, która uczestniczyła w rozmowie.

Świadkiem może być windykator terenowy, pracownik działu należności albo handlowiec reprezentujący wierzyciela. Ograniczenie wynika jednak z art. 259 pkt 3 KPC, zgodnie z którym świadkami nie mogą być przedstawiciele ustawowi stron ani osoby mogące zostać przesłuchane w charakterze strony jako organy osoby prawnej.

Jeśli więc do dłużnika pojechał członek zarządu spółki będącej wierzycielem, będzie przesłuchiwany jako strona, a nie świadek. Jego relacja nadal może mieć znaczenie, lecz zeznania niezależnego uczestnika spotkania bywają bardziej przekonujące. Dlatego przy istotnych rozmowach przydatna jest obecność dwóch osób albo udział firmy prowadzącej windykację terenową.

Notatka pomaga również odtworzyć zdarzenia po dłuższym czasie. Między wizytą a rozprawą może minąć ponad rok. Windykator obsługujący dziesiątki spraw nie musi pamiętać każdej wypowiedzi, godziny czy szczegółu dotyczącego faktury.

Dokument sporządzony w dniu rozmowy pozwala zestawić późniejsze zeznania z zapisanym przebiegiem wydarzeń. Jest szczególnie pomocny, gdy pełnomocnik dłużnika zadaje szczegółowe pytania dotyczące uczestników spotkania i treści deklaracji. Art. 271¹ KPC pozwala również sądowi postanowić o złożeniu zeznań przez świadka na piśmie.

Nie należy pomijać danych osób obecnych po stronie dłużnika. Pracownik, który uczestniczył w spotkaniu, a następnie odszedł z firmy, może zostać powołany na świadka. Jego nazwisko i funkcja zapisane w notatce umożliwiają wierzycielowi wskazanie konkretnej osoby.

Nagranie rozmowy z dłużnikiem i zdjęcia: kiedy wzmacniają notatkę?

Nagranie rozmowy z dłużnikiem może pomóc rozstrzygnąć spór o dokładną treść wypowiedzi. Notatka porządkuje informacje, natomiast zapis dźwiękowy pozwala sprawdzić, jakie słowa rzeczywiście padły.

Uczestnik rozmowy może ją nagrać. Art. 267 § 3 Kodeksu karnego przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 dla osoby, która w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniona, zakłada lub posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem.

Windykator nagrywający własną rozmowę z prezesem dłużnika utrwala informacje kierowane do niego, dlatego nie narusza tego przepisu. Inaczej wygląda pozostawienie włączonego dyktafonu po wyjściu z pomieszczenia albo nagrywanie rozmowy, w której windykator nie uczestniczy.

Z punktu widzenia procesu znaczenie ma art. 308 KPC. Nagranie zawierające zapis dźwięku albo obrazu i dźwięku jest dowodem przeprowadzanym przez sąd przy odpowiednim zastosowaniu przepisów o oględzinach oraz dowodzie z dokumentów.

Orzecznictwo Sądu Najwyższego co do zasady dopuszcza w sprawach cywilnych nagrania sporządzone przez uczestnika rozmowy bez wiedzy rozmówcy, jeśli ich autentyczność nie została podważona. Nie dotyczy to jednak nagrań pozyskanych w sposób przestępczy.

Oryginalnego nagrania nie należy ciąć ani modyfikować. Plik powinien zostać zachowany wraz z datą i nazwą urządzenia. Sama notatka powinna natomiast zawierać informację, że rozmowę nagrywano.

Jeżeli firma windykacyjna rejestruje spotkania jako stały element działalności, dochodzą obowiązki dotyczące danych osobowych. Podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes polegający na dochodzeniu roszczeń, wskazany w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jednocześnie administrator zbierający dane bezpośrednio od osoby musi przekazać informacje określone w art. 13 RODO podczas ich pozyskiwania. W praktyce oznacza to poinformowanie rozmówcy na początku spotkania i wręczenie klauzuli informacyjnej.

Podobną funkcję dokumentacyjną pełnią zdjęcia. Mogą pokazywać brak szyldu, zamknięte drzwi, pełny magazyn, maszyny albo samochody firmowe stojące na placu. Takie obserwacje są istotne zwłaszcza wtedy, gdy dłużnik twierdzi, że zakończył działalność lub nie posiada majątku.

Fotografie należy wykonywać w częściach dostępnych dla interesantów, koncentrując się na miejscach i rzeczach, a nie osobach. Art. 81 ust. 1 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych przewiduje wymóg uzyskania zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku osoby na nim przedstawionej. Zdjęcia dokumentujące wizytę powinny więc pozostawać w aktach sprawy, a nie trafiać do internetu czy kontrahentów dłużnika.

Data pewna: czy zwykła notatka z wizyty wymaga poświadczenia?

W codziennych kontaktach wierzyciela z dłużnikiem wystarcza zwykle data wpisana do notatki. Jeżeli zostanie zakwestionowana, można potwierdzać ją korespondencją i zeznaniami uczestników spotkania.

Inaczej jest, gdy moment sporządzenia dokumentu trzeba wykazać wobec osób, które nie uczestniczyły w rozmowie. Dotyczy to między innymi sytuacji, w której dłużnik upada albo pozostali wierzyciele kwestionują datę zawarcia porozumienia.

Art. 81 § 1 KC przewiduje urzędowe poświadczenie daty, nazywane datą pewną, które jest skuteczne również wobec takich osób.

Przepisy określają także inne sytuacje uzyskania daty pewnej. Zgodnie z art. 81 § 2 KC czynność prawna ma ją w razie stwierdzenia dokonania czynności w dokumencie urzędowym, od daty tego dokumentu. Dotyczy to również umieszczenia na dokumencie obejmującym czynność jakiejkolwiek wzmianki przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego albo notariusza, od daty wzmianki. W przypadku dokumentu elektronicznego znaczenie ma kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu, a datę pewną uzyskuje się od chwili jego umieszczenia.

Art. 81 § 3 KC wskazuje ponadto, że datę złożenia podpisu przez osobę zmarłą uważa się za pewną od dnia jej śmierci.

Zwykła notatka z rozmowy z dłużnikiem nie wymaga zatem każdorazowej wizyty u notariusza. Takie rozwiązanie ma większy sens przy porozumieniach dotyczących dużych kwot albo zabezpieczeń, szczególnie gdy sytuacja przedsiębiorcy wskazuje na ryzyko niewypłacalności. Przy dokumencie elektronicznym można natomiast wykorzystać kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu.

Notatka z rozmowy z dłużnikiem jako dowód w sprawie o zapłatę

Zgromadzenie dokumentacji to dopiero część zadania. Wierzyciel musi jeszcze prawidłowo wykorzystać ją podczas dochodzenia należności przed sądem.

Spory między przedsiębiorcami są zazwyczaj rozpoznawane w postępowaniu w sprawach gospodarczych, które przewiduje szczególne wymagania dowodowe. Zgodnie z art. 458⁵ § 1 KPC powód powinien powołać wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie.

Art. 458⁵ § 4 KPC przewiduje pominięcie później zgłoszonych twierdzeń i dowodów, chyba że strona uprawdopodobni, iż nie mogła powołać ich w pozwie albo potrzeba ich powołania wynikła później.

Nie należy więc odkładać notatki na moment, w którym dłużnik zacznie zaprzeczać ustaleniom. Dokument powinien zostać uwzględniony już podczas przygotowywania pozwu, razem z korespondencją mailową, nagraniem i zdjęciami.

Każdy dowód trzeba powiązać z konkretnym faktem. Notatka może dokumentować przebieg rozmowy i deklarację zapłaty, mail potwierdzać późniejsze ustalenia, nagranie utrwalać wypowiedzi, a zdjęcia przedstawiać stan zaobserwowany podczas wizyty. Nie chodzi o samo zgromadzenie jak największej liczby załączników, ale o pokazanie, jakie znaczenie mają dla rozstrzygnięcia.

Art. 243² KPC stanowi, że dokumenty dołączone do akt sprawy stanowią dowody bez konieczności wydawania odrębnego postanowienia. Jeżeli sąd zamierza pominąć taki dowód, musi wydać postanowienie.

Do pozwu można dołączyć kopię notatki, natomiast oryginał podpisany przez dłużnika należy przechowywać w firmie. W razie zakwestionowania podpisu możliwość przedstawienia oryginalnego dokumentu jest szczególnie istotna.

Nagranie przekazuje się na nośniku wraz z transkrypcją najważniejszych fragmentów. W pozwie można również zawnioskować o przesłuchanie windykatora jako świadka przebiegu rozmowy, podając jego adres do doręczeń.

Najczęstsze błędy, które odbierają notatce wartość dowodową

Nawet gdy rozmowa dostarczyła informacji istotnych dla odzyskania należności, sposób ich zapisania może osłabić późniejszą argumentację wierzyciela. Najczęściej problemem nie jest brak wiedzy o zadłużeniu, lecz niedokładna dokumentacja albo niespójność kolejnych działań.

Pierwszy błąd dotyczy czasu sporządzenia notatki. Dokument przygotowany tydzień po spotkaniu, wyłącznie na podstawie pamięci, znacznie łatwiej zakwestionować. Jeśli sporządzenie zapisu podczas wizyty nie było możliwe, powinien powstać tego samego dnia. Natychmiastowe przesłanie go mailem do wierzyciela pomaga również utrwalić moment powstania dokumentu.

Drugi problem to zastępowanie faktów ocenami. Stwierdzenia „dłużnik zachowywał się wymijająco” albo „widać, że ukrywa majątek” opisują przekonania windykatora, a nie konkretne zdarzenia. Pełnomocnik dłużnika może wykorzystać je do przedstawienia notatki jako stronniczej. Znacznie lepiej zapisać dokładną wypowiedź rozmówcy lub opisać to, co rzeczywiście zaobserwowano.

Trzeci błąd polega na niedostatecznym powiązaniu oświadczeń z fakturami. Ogólne określenie „zaległe faktury” nie pozwala ustalić zakresu uznania roszczenia. Jeżeli należności mają różne terminy przedawnienia, brak numerów faktur i przypisanych im kwot może wpłynąć na wynik sporu. Notatka powinna umożliwiać jednoznaczną identyfikację każdego zobowiązania, którego dotyczyła rozmowa.

Czwarty problem to poprawianie dokumentu bez pozostawienia śladu zmian. Skreślenia, nadpisane cyfry, dopiski innym długopisem i brak parafek stwarzają możliwość podważenia autentyczności treści. Każda poprawka powinna zostać opatrzona parafami obu stron. Jeśli dłużnik opuścił już miejsce spotkania, uzupełnienie należy sporządzić w osobnym, datowanym dokumencie.

Piąty błąd dotyczy spójności całej dokumentacji. Wyobraźmy sobie sytuację, w której notatka zawiera deklarację zapłaty do 15 grudnia, natomiast wierzyciel już następnego dnia wysyła ostateczne wezwanie z siedmiodniowym terminem, nie wspominając o wcześniejszych ustaleniach. W sądzie oba dokumenty zostaną porównane, a rozbieżność może wymagać wyjaśnienia.

Korespondencja, wezwania do zapłaty i kolejne notatki powinny przedstawiać jednolity przebieg kontaktów z dłużnikiem. Jeśli podczas wizyty uzgodniono określony termin, późniejsze działania powinny uwzględniać ten fakt. Jeżeli dłużnik zmienił stanowisko albo nie dotrzymał deklaracji, również należy to udokumentować.

Najsilniejsza notatka nie jest tą, która najostrzej ocenia dłużnika, lecz tą, która pozwala odtworzyć przebieg spotkania bez domysłów. Dokładne dane, dosłowne wypowiedzi, podpisy i zgodność z pozostałymi dokumentami sprawiają, że wierzyciel może wykorzystać ustalenia z wizyty nie tylko podczas dalszej windykacji, ale również jako materiał dowodowy w sporze sądowym.

Najczęściej zadawane pytania

Czy notatka z rozmowy z dłużnikiem bez jego podpisu ma wartość w sądzie?

Tak, ale mniejszą. Gdy dokument prywatny pochodzi od innej osoby niż strona zaprzeczająca, jego prawdziwość musi udowodnić ten, kto chce z niego skorzystać (art. 253 KPC). Notatkę podpisaną tylko przez windykatora trzeba więc wesprzeć jego zeznaniami, mailem z podsumowaniem rozmowy albo nagraniem.

Co daje podpis dłużnika pod notatką ze spotkania?

Dokument prywatny dowodzi, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie (art. 245 KPC). Jeżeli dłużnik później twierdzi, że oświadczenie od niego nie pochodzi albo podpis jest nieprawdziwy, to on musi to udowodnić.

Kto po stronie dłużnika powinien podpisać notatkę?

Osoba, której słowa można przypisać firmie: członek zarządu ujawniony w KRS, prokurent, pełnomocnik z dokumentem umocowania, a przy jednoosobowej działalności sam przedsiębiorca. Podpis pracownika recepcji czy magazynu nie zastąpi podpisu osoby uprawnionej do reprezentacji.

Co zrobić, gdy dłużnik odmawia podpisania notatki?

Windykator wpisuje do notatki, kto odmówił, kiedy i z jakim uzasadnieniem, i podpisuje ją sam, a jeśli był drugi uczestnik po stronie wierzyciela, także on. Tego samego dnia dobrze jest wysłać do dłużnika mail z podsumowaniem ustaleń i prośbą o potwierdzenie, bo odpowiedź w formie dokumentowej wzmacnia dowód.

Czy prośba dłużnika o raty zapisana w notatce przerywa przedawnienie?

Może przerwać, bo bieg przedawnienia przerywa się przez uznanie roszczenia (art. 123 § 1 pkt 2 KC), a po przerwaniu biegnie na nowo (art. 124 § 1 KC). Notatka musi jednak wskazywać datę, osobę, która złożyła oświadczenie, i faktury, których ono dotyczyło.

Czy windykator może nagrać rozmowę z dłużnikiem bez jego wiedzy?

Uczestnik rozmowy, który ją nagrywa, nie wyczerpuje znamion art. 267 § 3 Kodeksu karnego, bo informacje są skierowane do niego. Nagranie sąd przeprowadza jako dowód z dokumentu zawierającego zapis dźwięku (art. 308 KPC). Firma windykacyjna, która nagrywa rozmowy w ramach stałej praktyki, musi też spełnić obowiązek informacyjny z art. 13 RODO.

Czy prezes spółki wierzyciela może zeznawać jako świadek rozmowy z dłużnikiem?

Nie. Osoby, które mogą być przesłuchane w charakterze strony jako organy osoby prawnej, nie mogą być świadkami (art. 259 pkt 3 KPC), więc członek zarządu wierzyciela zostanie przesłuchany jako strona. Windykator albo pracownik wierzyciela obecny przy rozmowie może natomiast zeznawać jako świadek.

Kiedy trzeba złożyć notatkę z wizyty w sądzie w sprawie gospodarczej?

Od razu w pozwie. W sprawie gospodarczej powód musi powołać wszystkie twierdzenia i dowody w pozwie (art. 458⁵ § 1 KPC), a spóźnione sąd pomija, chyba że strona uprawdopodobni, że nie mogła ich powołać wcześniej albo potrzeba wynikła później (art. 458⁵ § 4 KPC).