Uznanie długu przez dłużnika: jak je uzyskać i co zmienia w przedawnieniu

Czym jest uznanie długu i co zmienia w przedawnieniu

Uznanie długu to zachowanie dłużnika, z którego wynika, że wie on o swoim zobowiązaniu wobec wierzyciela. Może nim być podpisane oświadczenie, prośba o rozłożenie należności na raty, częściowa wpłata albo mail z obietnicą zapłaty. Dla przedsiębiorcy, który czeka na uregulowanie faktury, uznanie długu ma znaczenie dowodowe, wpływa na bieg przedawnienia i może ułatwić uzyskanie nakazu zapłaty.

Pierwszym skutkiem jest przerwanie biegu przedawnienia na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 Kodeksu cywilnego. Po przerwaniu termin biegnie od nowa, zgodnie z art. 124 § 1 KC, a przy terminach co najmniej dwuletnich jego koniec znów przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. Drugim skutkiem jest ułatwienie dowodowe: sąd traktuje uznanie jako domniemanie faktyczne istnienia długu (art. 231 KPC), więc dłużnik, który później twierdzi, że zobowiązanie nie istnieje albo ma inną wysokość, musi to domniemanie obalić. Trzecim skutkiem jest możliwość skorzystania z postępowania nakazowego. Pisemne uznanie długu wraz z wezwaniem do zapłaty pozwala uzyskać nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie art. 485 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego, bez rozprawy i za czwartą część opłaty sądowej.

Przerwanie następuje z mocy prawa w chwili, gdy zachowanie dłużnika dotrze do wierzyciela. Wierzyciel nie musi w tym celu składać pozwu (czynność przed sądem przerywa bieg na podstawie art. 123 § 1 pkt 1 KC, a nowy termin biegnie dopiero po zakończeniu postępowania, art. 124 § 2 KC) ani wszczynać mediacji, która od 30 czerwca 2022 r. nie przerywa przedawnienia, lecz je zawiesza (art. 121 pkt 5 KC). Uznanie długu jest więc najprostszym sposobem uzyskania nowego terminu.

W relacjach między firmami czas ma szczególne znaczenie, ponieważ terminy są krótkie. Dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą termin wynosi 3 lata, zgodnie z art. 118 KC. Dla roszczeń ze sprzedaży w zakresie przedsiębiorstwa wynosi 2 lata na podstawie art. 554 KC. W obu przypadkach koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, co wynika z art. 118 zdanie drugie KC.

Jeżeli roszczenie z umowy sprzedaży stało się wymagalne w marcu 2024 r., przedawni się 31 grudnia 2026 r. Gdy jednak uznanie długu nastąpi w 2026 r., termin przesunie się na koniec 2028 r. Dla wierzyciela oznacza to nowy czas na dochodzenie zapłaty, ale tylko wtedy, gdy zachowanie dłużnika nastąpi przed upływem przedawnienia.

Uznanie właściwe i uznanie niewłaściwe

Uznanie właściwe jest umową zawieraną między wierzycielem a dłużnikiem. Dłużnik potwierdza w niej istnienie oraz wysokość skonkretyzowanego długu, a obie strony składają zgodne oświadczenia woli. Takie uznanie długu wymaga także prawidłowej reprezentacji po stronie dłużnika. W przypadku spółki z o.o. zarząd musi działać zgodnie z KRS i art. 205 § 1 Kodeksu spółek handlowych. Dokument może również podpisać pełnomocnik umocowany na podstawie art. 95 i następne KC.

Najczęstszymi przykładami uznania właściwego są porozumienie ratalne i ugoda podpisane przez obie strony. Dokument nie powinien pozostawiać wątpliwości, jakiego zobowiązania dotyczy i jaką wysokość długu strony potwierdzają.

Uznanie niewłaściwe ma inny charakter. Nie jest czynnością prawną, lecz oświadczeniem wiedzy albo zachowaniem pokazującym, że dłużnik ma świadomość długu. Zachowanie to musi jednocześnie wzbudzać u wierzyciela uzasadnione przekonanie, że należność zostanie zapłacona.

Sąd Najwyższy w wyroku z 19 września 2002 r. (II CKN 1312/00) uznał, że prośba o rozłożenie należności na raty albo o odroczenie terminu stanowi uznanie niewłaściwe, które przerywa przedawnienie. Skutek ten występuje nawet wówczas, gdy strony ostatecznie nie zawarły porozumienia.

Dłużnik nie musi zamierzać doprowadzić do przerwania biegu przedawnienia. Wystarczy, że uzewnętrzni wiedzę o długu, a skutek nastąpi z ustawy. Uznanie niewłaściwe nie pozbawia go jednak prawa do wykazywania w procesie, że zobowiązanie nie istnieje albo ma inną wysokość. Po uznaniu to dłużnik musi jednak obalić domniemanie, że dług istnieje w uznanej wysokości.

Co w praktyce jest uznaniem długu

Uznanie długu przez dłużnika nie zawsze przybiera postać formalnego dokumentu. Za uznanie niewłaściwe sądy uznają prośbę o raty lub odroczenie terminu, częściową zapłatę należności albo odsetek oraz deklarację spłaty przesłaną mailem lub w wiadomości. Znaczenie może mieć również ujęcie wierzytelności w spisie wierzytelności dołączonym do wniosku o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego. W tym ostatnim przypadku skutek następuje w chwili, gdy wierzyciel się o tym dowie.

Sąd Najwyższy w wyroku z 16 lutego 2012 r., III CSK 208/11, potwierdził skutek korespondencji z dłużnikiem, jeżeli jednoznacznie potwierdza ona jego wiedzę o roszczeniu i dotarła do wierzyciela. Nie wystarczy więc sama wewnętrzna deklaracja dłużnika. Oświadczenie lub zachowanie musi zostać ujawnione wierzycielowi.

Częściowa zapłata wymaga ostrożności, ponieważ przerwanie działa wyłącznie w granicach uznania. Jeżeli dłużnik wpłacił część należności, a okoliczności pokazują, że uważał tę wpłatę za ostateczne zamknięcie sprawy, przedawnienie pozostałej kwoty nie zostaje przerwane. Z tego powodu każdą częściową wpłatę warto pokwitować z informacją, że została zaliczona na poczet konkretnej faktury, natomiast reszta pozostaje do zapłaty. Następnie należy poprosić dłużnika o potwierdzenie tej informacji.

Forma uznania niewłaściwego jest dowolna, bo art. 123 § 1 pkt 2 KC żadnej formy nie zastrzega, a przepisy o formie oświadczeń woli (art. 60, 77² i 77³ KC) stosuje się do niego odpowiednio. Może ono nastąpić ustnie, pisemnie albo w formie dokumentowej, a więc mailem, SMS-em lub w komunikatorze. Wybór formy wpływa jednak na późniejsze możliwości wykazania, że uznanie długu rzeczywiście miało miejsce.

Wydruk maila lub wiadomości stanowi w sądzie dowód z dokumentu na podstawie art. 243¹ KPC, oceniany na zasadach ogólnych (art. 233 § 1 KPC). Dokument podpisany przez dłużnika korzysta dodatkowo z domniemania, że podpisana osoba złożyła zawarte w nim oświadczenie (art. 245 KPC). Nagranie rozmowy z dłużnikiem sąd przeprowadza jako dowód z innego dokumentu na podstawie art. 308 KPC.

Ustna deklaracja „zapłacę do końca miesiąca”, której nie potwierdza notatka ani świadek, jest najsłabsza. Inaczej należy ocenić notatkę ze spotkania, protokół z wizyty windykatora albo mail przesłany po rozmowie i zawierający podsumowanie ustaleń. Takie materiały już wystarczają, aby wykazywać uznanie długu.

Potwierdzenie salda, podpis księgowej i reprezentacja spółki

Potwierdzenie salda jest czynnością inwentaryzacyjną wierzyciela, który uzgadnia stan swoich należności (art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości); dłużnik jedynie na nie odpowiada. Nie jest samo przez się oświadczeniem woli zarządu. Osoba podpisująca dokument ma więc podstawowe znaczenie dla oceny, czy doszło do skutecznego uznania długu.

Sąd Najwyższy w uchwale z 26 kwietnia 1995 r. (III CZP 39/95) stwierdził, że potwierdzenie salda podpisane przez osobę, która nie ma umocowania do reprezentowania dłużnika, nie stanowi uznania długu i nie przerywa przedawnienia. Dotyczy to między innymi pracownika księgowości. Taki sam skutek ma podpis głównego księgowego, jeżeli nie dysponuje on pełnomocnictwem. Inaczej działa odcinek salda podpisany przez członka zarządu albo prokurenta, ponieważ pochodzi od osoby uprawnionej.

Przy uznaniu niewłaściwym zasady reprezentacji są łagodniejsze niż przy zawieraniu umowy. Sąd Najwyższy w wyroku z 11 sierpnia 2011 r. (I CSK 703/10) przyjął, że oświadczenie jednego członka zarządu o gotowości spłaty należności w ratach przerywa przedawnienie również wtedy, gdy w spółce obowiązuje reprezentacja łączna. Oświadczenie wiedzy nie wymaga bowiem stosowania zasad właściwych dla oświadczeń woli.

Reguła ta nie obejmuje szeregowych pracowników. Domniemanie umocowania osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa, określone w art. 97 KC, odnosi się do zwykłych czynności z klientami. Nie pozwala uznać, że pracownik biura lub magazynu może skutecznie potwierdzić zadłużenie spółki.

Wezwanie do zapłaty, potwierdzenie salda oraz propozycję porozumienia należy zatem kierować do osób wskazanych w KRS. Odpowiedź wysłana z adresu mailowego członka zarządu ma większą wagę niż wiadomość pochodząca z ogólnej skrzynki firmy. Sam podpis księgowej pod potwierdzeniem salda nie gwarantuje przerwania biegu przedawnienia.

Jak uzyskać uznanie długu od dłużnika

Sama prośba wierzyciela zwykle nie wystarczy, aby dłużnik podpisał oświadczenie o uznaniu długu. Dłużnik zrobi to wtedy, gdy uzyska konkretną korzyść: rozłożenie należności na raty, odroczenie terminu, rezygnację z części odsetek, wstrzymanie pozwu albo wpisu do biura informacji gospodarczej. Uznanie długu zdobywa się więc przy okazji negocjacji, a nie zamiast prowadzenia rozmów o spłacie.

W wezwaniu do zapłaty można od razu przedstawić harmonogram i poprosić o jego pisemną akceptację. Dłużnik, który odpowie „proszę o rozłożenie na trzy raty”, uzna dług jeszcze przed podpisaniem formalnego porozumienia. Taka wiadomość pokazuje jego wiedzę o należności i może stanowić uznanie niewłaściwe.

Każda rozmowa telefoniczna powinna zakończyć się wysłaniem maila z podsumowaniem. W wiadomości należy podać kwotę, faktury i ustalony termin oraz poprosić o potwierdzenie. Odpowiedź „ok, potwierdzam” stanowi uznanie długu w formie dokumentowej. W ten sposób ustne ustalenia uzyskują dowód, który można później przedstawić w sądzie.

Najwięcej możliwości daje wizyta windykatora terenowego. Może zakończyć się sporządzeniem protokołu obejmującego oświadczenia dłużnika albo podpisaniem porozumienia na miejscu. Przebieg takich działań opisujemy na stronie windykacji terenowej.

Potwierdzenie salda należy wysłać do zarządu, a nie do księgowości, wraz z prośbą o podpis osoby uprawnionej. Cały etap polubowny, podczas którego powstają wiadomości, protokoły i inne dowody potwierdzające uznanie długu przez dłużnika, przedstawiamy na stronie windykacji polubownej.

Jak powinno wyglądać oświadczenie o uznaniu długu

Przepisy nie przewidują urzędowego wzoru oświadczenia. Z art. 78 KC, art. 123 KC i art. 485 § 1 pkt 3 KPC wynika jednak, jakie informacje powinien zawierać dokument, aby mógł zostać wykorzystany w sądzie.

Oświadczenie o uznaniu długu powinno wskazywać datę i miejsce sporządzenia. Data ma bezpośrednie znaczenie, ponieważ od niej liczy się nowy bieg przedawnienia. Konieczne jest również dokładne oznaczenie dłużnika i wierzyciela, obejmujące firmę, formę prawną, NIP, KRS lub CEIDG, adres oraz osoby reprezentujące strony.

Treść dokumentu musi zawierać jednoznaczne i bezwarunkowe uznanie długu co do zasady oraz wysokości. Należy podać źródło zobowiązania, czyli umowę lub zamówienie, a także numery faktur wraz z datami wystawienia i terminami płatności. Kwota powinna zostać rozbita na należność główną, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Rekompensata wynosi 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł, przeliczana po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności, zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

Dokument powinien określać termin spłaty albo harmonogram rat i numer rachunku. Powinien też obejmować oświadczenie o braku zarzutów wzajemnych, w tym braku roszczeń z tytułu wad oraz braku potrącenia. Całość musi zostać opatrzona własnoręcznym podpisem osób uprawnionych do reprezentacji zgodnie z art. 78 § 1 KC albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym na podstawie art. 78¹ KC.

Ostatni element rozstrzyga o dostępnej drodze sądowej. Zwykły mail, skan podpisu lub wiadomość w komunikatorze zachowują formę dokumentową. Wystarczą do przerwania przedawnienia, lecz nie są „pisemnym oświadczeniem o uznaniu długu” w rozumieniu art. 485 § 1 pkt 3 KPC. Bez własnoręcznego albo kwalifikowanego podpisu sąd nie wyda na tej podstawie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym.

Uznanie długu a nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym

Wezwanie do zapłaty oraz pisemne uznanie długu tworzą komplet dowodów, na podstawie którego sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym bez rozprawy, zgodnie z art. 485 § 1 pkt 3 KPC. Od pozwu pobiera się czwartą część opłaty na podstawie art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Nakaz z chwilą wydania jest tytułem zabezpieczenia wykonalnym bez klauzuli wykonalności, co wynika z art. 492 § 1 KPC. Komornik może więc zająć rachunki i majątek dłużnika jeszcze przed uprawomocnieniem się sprawy. Dla wierzyciela oznacza to możliwość zabezpieczenia należności bez oczekiwania na ostateczne zakończenie postępowania.

Dłużnik ma miesiąc od doręczenia nakazu w kraju na zapłatę albo wniesienie zarzutów, zgodnie z art. 480² § 2 pkt 3 KPC. Jeżeli zdecyduje się na zarzuty, musi uiścić trzy czwarte opłaty na podstawie art. 19 ust. 4 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Obowiązek ten skutecznie zniechęca do przeciągania sprawy.

Postępowanie nakazowe wymaga jednak odpowiedniej formy dokumentu. Uznanie niewłaściwe zapisane w mailu może przerwać przedawnienie, ale nie zastępuje pisemnego uznania potrzebnego do zastosowania art. 485 § 1 pkt 3 KPC. Różnice między postępowaniem nakazowym i upominawczym opisujemy w tekście postępowanie nakazowe a upominawcze.

Uznanie długu po upływie przedawnienia

Uznanie długu dokonane po upływie terminu nie przerywa przedawnienia. Termin, który już minął, nie może rozpocząć biegu od nowa, co potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 12 października 2006 r., I CSK 119/06. Dlatego moment uzyskania oświadczenia ma dla wierzyciela zasadnicze znaczenie.

Po przedawnieniu dłużnik może jedynie zrzec się zarzutu przedawnienia na podstawie art. 117 § 2 KC. Zrzeczenie dokonane przed upływem terminu jest nieważne. Nie można więc wcześniej zastąpić przyszłego uznania długu takim oświadczeniem.

Uznanie przedawnionego długu może zostać potraktowane jako dorozumiane zrzeczenie się zarzutu przedawnienia, ale tylko w ściśle określonej sytuacji. Z treści oświadczenia albo z okoliczności musi niewątpliwie wynikać taka wola, a dłużnik musi wiedzieć, że roszczenie jest już przedawnione. Sama prośba o ugodę złożona przez dłużnika, który nie miał świadomości przedawnienia, nie wystarczy.

W obrocie między firmami przedawnienie uwzględnia się wyłącznie na zarzut dłużnika, zgodnie z art. 117 § 2 KC. W stosunku do konsumenta sąd bada je z urzędu na podstawie art. 117 § 2¹ KC. Jeżeli przedsiębiorca chce uzyskać więcej czasu na dochodzenie należności, powinien zdobyć uznanie długu przed upływem terminu, najlepiej w roku, w którym termin się kończy.

Uznanie długu a ugoda

Uznanie długu jest potwierdzeniem obowiązku przez dłużnika i nie wymaga ustępstw ze strony wierzyciela. Ugoda ma odmienną konstrukcję. Zgodnie z art. 917 KC wymaga wzajemnych ustępstw, na przykład rezygnacji z części odsetek w zamian za spłatę należności głównej w ratach.

Znaczenie ma również miejsce i sposób zawarcia ugody. Roszczenie z ugody zawartej przed sądem, sądem polubownym albo przed mediatorem i następnie zatwierdzonej przez sąd przedawnia się dopiero po 6 latach na podstawie art. 125 § 1 KC, tak jak z prawomocnego wyroku (raty należne w przyszłości jako świadczenia okresowe po 3 latach). Taka ugoda jest tytułem egzekucyjnym: ugoda przed mediatorem z chwilą zatwierdzenia przez sąd (art. 777 § 1 pkt 2¹ KPC).

Zwykłe porozumienie ratalne podpisane w biurze dłużnika nie ma takiej mocy. Jest uznaniem właściwym oraz dowodem, który może zostać wykorzystany w postępowaniu nakazowym, ale nowy termin przedawnienia pozostaje taki sam jak dla pierwotnego roszczenia. Sposób liczenia terminów dla różnych umów wyjaśniamy w poradniku o przedawnieniu roszczeń.

Najczęściej zadawane pytania

Czy potwierdzenie salda podpisane przez księgową przerywa przedawnienie?

Nie. Według uchwały Sądu Najwyższego III CZP 39/95 potwierdzenie salda podpisane przez pracownika bez umocowania do reprezentowania dłużnika nie jest uznaniem długu. Skutek wywołuje podpis członka zarządu, prokurenta albo pełnomocnika.

Czy mail lub SMS z obietnicą zapłaty to uznanie długu?

Tak, jeżeli jednoznacznie potwierdza wiedzę dłużnika o roszczeniu i dotarł do wierzyciela. Taka wiadomość przerywa bieg przedawnienia, ale jako forma dokumentowa nie wystarcza do nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, który wymaga własnoręcznego lub kwalifikowanego podpisu.

Czy prośba o rozłożenie długu na raty to uznanie długu?

Tak. Sąd Najwyższy uznał, że wniosek o raty lub odroczenie terminu jest uznaniem niewłaściwym i przerywa przedawnienie, nawet gdy porozumienie ostatecznie nie doszło do skutku.

Czy częściowa zapłata faktury przerywa przedawnienie całej kwoty?

Tylko wtedy, gdy z okoliczności wynika, że dłużnik miał świadomość całego długu i nie traktował wpłaty jako zamknięcia sprawy. Dlatego wpłatę trzeba pokwitować z zaliczeniem na konkretną fakturę i wskazaniem pozostałej kwoty.

Czy uznanie długu po przedawnieniu przywraca termin?

Nie. Termin, który upłynął, nie biegnie na nowo. Dłużnik może po przedawnieniu zrzec się zarzutu przedawnienia, ale sądy wymagają, by taka wola wynikała z oświadczenia niewątpliwie i by dłużnik wiedział o przedawnieniu.

Kto w spółce z o.o. musi podpisać uznanie długu, żeby sąd wydał nakaz zapłaty?

Osoby uprawnione do reprezentacji zgodnie z KRS, czyli zarząd w sposób przewidziany w umowie spółki, albo prokurent lub pełnomocnik. Podpis musi być własnoręczny albo kwalifikowany elektroniczny, bo art. 485 § 1 pkt 3 KPC wymaga pisemnego oświadczenia.