Problem z zapłatą nie zawsze zaczyna się od jakości towaru, terminu dostawy czy wykonania usługi. Czasem zaczyna się od podpisu. Dłużnik podnosi, że osoba, która zawarła umowę albo złożyła zamówienie, nie była uprawniona do działania w imieniu spółki. Taki zarzut nie zawsze jest skuteczny, ale potrafi poważnie skomplikować dochodzenie należności. Dlatego przed większą transakcją warto sprawdzić nie tylko kontrahenta, lecz także to, kto może skutecznie podpisać umowę w jego imieniu.
W praktyce kilka minut poświęconych na sprawdzenie zasad reprezentacji w KRS może oszczędzić później znacznie więcej czasu poświęconego na wykazywanie przed sądem, że umowa jednak wiązała strony.
Zarząd, prokurent czy pełnomocnik: kto może podpisać umowę?
W przypadku spółki umowę może podpisać przede wszystkim osoba uprawniona do jej reprezentowania jako członek organu, najczęściej zarządu. Nie oznacza to jednak, że podpis dowolnego członka zarządu zawsze wystarczy.
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością sposób reprezentacji może określać umowa spółki. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a umowa spółki nie przewiduje innych zasad, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem, zgodnie z art. 205 § 1 KSH.
Drugą możliwością jest prokura, czyli szczególny rodzaj pełnomocnictwa udzielanego przez przedsiębiorcę. Obejmuje ona umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Informację o prokurencie i rodzaju prokury można sprawdzić w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Trzecią podstawą działania jest pełnomocnictwo. Jego zakres wynika z udzielonego pełnomocnictwa, dlatego przed zawarciem istotnej umowy poproś o okazanie dokumentu i sprawdzić, czy rzeczywiście obejmuje daną czynność.
Co sprawdzić w KRS przed podpisaniem umowy?
Sam fakt, że kontrahent jest wpisany do KRS, niewiele jeszcze mówi o tym, kto może zawrzeć w jego imieniu konkretną umowę. Kluczowa jest rubryka dotycząca sposobu reprezentacji.
Przed transakcją sprawdź przede wszystkim:
- kto jest ujawniony jako członek zarządu i jaki sposób reprezentacji został wpisany do rejestru,
- czy spółka ma ustanowionych prokurentów i jaki jest rodzaj udzielonej im prokury,
- czy do skutecznego złożenia oświadczenia wystarczy jedna osoba, czy konieczne jest współdziałanie dwóch osób.
Jedną z najczęstszych pułapek jest reprezentacja łączna. Jeżeli spółkę zgodnie z zasadami reprezentacji powinno reprezentować dwóch członków zarządu, podpis tylko jednego z nich może otworzyć spór o skuteczność zawartej umowy.
Dlatego przy większych kontraktach nie wystarczy spojrzeć na pieczątkę i stanowisko osoby podpisującej dokument. Trzeba zestawić podpisy z zasadami reprezentacji obowiązującymi w chwili zawierania umowy.
Prokura daje szerokie uprawnienia, ale nie do wszystkiego
Prokura obejmuje bardzo szeroki zakres czynności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Nie można co do zasady ograniczyć jej ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Są jednak czynności, do których sama prokura nie wystarczy. Zgodnie z art. 109³ KC do zbycia przedsiębiorstwa, dokonania czynności prowadzącej do oddania go do czasowego korzystania oraz do zbywania i obciążania nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do poszczególnej czynności.
Przy typowych umowach dotyczących sprzedaży towarów albo świadczenia usług prokurent może natomiast co do zasady reprezentować przedsiębiorcę w granicach prokury. Z punktu widzenia wierzyciela jest to wygodne również dlatego, że fakt ustanowienia prokury i sposób jej wykonywania można zweryfikować w KRS.
Co się dzieje, gdy umowę podpisała niewłaściwa osoba?
Tu trzeba rozróżnić dwie sytuacje.
Pierwsza dotyczy osoby, która działała jako organ osoby prawnej, na przykład członka zarządu spółki, ale nie miała odpowiedniego umocowania albo przekroczyła jego zakres. Przykładem może być zawarcie umowy przez jednego członka zarządu, mimo że obowiązywała reprezentacja dwuosobowa.
Zgodnie z art. 39 KC ważność takiej umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę prawną, w której imieniu została zawarta. Druga strona może wyznaczyć spółce odpowiedni termin na potwierdzenie. Po jego bezskutecznym upływie przestaje być związana umową.
Druga sytuacja dotyczy pełnomocnika, który zawarł umowę bez umocowania albo przekroczył zakres udzielonego pełnomocnictwa. Tutaj zastosowanie znajduje art. 103 KC. Również w takim przypadku skuteczność umowy zależy co do zasady od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu została zawarta.
To rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Członek zarządu działający niezgodnie z zasadami reprezentacji i pracownik podpisujący umowę bez odpowiedniego pełnomocnictwa mogą prowadzić do podobnego problemu, ale jego podstawę prawną ocenia się inaczej.
Czy późniejsze zachowanie spółki może potwierdzić umowę?
W sporach o zapłatę często okazuje się, że sam wadliwy podpis jest tylko jednym z elementów całej historii współpracy.
Po podpisaniu umowy kontrahent mógł przecież odebrać towar, przyjąć usługę, wykonywać postanowienia umowy, dokonać częściowej zapłaty albo prowadzić korespondencję dotyczącą realizacji zamówienia. Takie zachowanie może mieć istotne znaczenie przy ocenie, czy spółka potwierdziła czynność.
Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każde zaksięgowanie faktury czy każdy mail przesądza o skutecznym potwierdzeniu umowy. Znaczenie konkretnego zachowania zależy od okoliczności sprawy, osób, które go dokonały, oraz tego, czy były uprawnione do działania za spółkę.
Jeżeli problem z umocowaniem zostanie zauważony jeszcze w trakcie współpracy, bezpieczniej uzyskać wyraźne potwierdzenie umowy przez osoby prawidłowo reprezentujące kontrahenta, zamiast pozostawiać tę kwestię do późniejszej oceny sądu.
Co zebrać, gdy dłużnik kwestionuje umocowanie?
Zarzut braku prawidłowej reprezentacji pojawia się niekiedy dopiero wtedy, gdy wierzyciel występuje o zapłatę. Wtedy znaczenie ma już nie tylko sama umowa, ale cały materiał pokazujący, jak współpraca przebiegała w rzeczywistości.
Zabezpiecz dokumenty pozwalające ustalić zasady reprezentacji obowiązujące w chwili zawarcia umowy, dokumenty dostawy i odbioru, potwierdzenia wykonania usług, przelewy, korespondencję dotyczącą zamówienia i jego realizacji oraz inne dowody wskazujące, że osoby prawidłowo reprezentujące kontrahenta wiedziały o transakcji i ją akceptowały.
Znaczenie może mieć również sposób rozliczenia transakcji, ale poszczególnych dowodów nie należy oceniać w oderwaniu od pozostałych okoliczności.
O tym, jak wykorzystać korespondencję elektroniczną w sporze, piszemy szerzej w tekście o mailu i SMS jako dowodzie w sprawie o zapłatę.
Czy pracownik działu zakupów może złożyć wiążące zamówienie?
W praktyce B2B zamówień bardzo często nie składa zarząd ani prokurent. Robią to handlowcy, kierownicy, pracownicy działów zakupów, osoby odpowiedzialne za magazyn albo prowadzenie konkretnego projektu.
Nie oznacza to automatycznie, że każde takie zamówienie jest nieważne. Zakres uprawnienia pracownika może wynikać z udzielonego pełnomocnictwa, ale znaczenie mogą mieć również okoliczności współpracy, dotychczasowy sposób składania zamówień i zachowanie przedsiębiorcy.
Ostrożnie należy natomiast podchodzić do art. 97 KC. Przepis ten dotyczy osoby czynnej w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności i czynności, które zazwyczaj są dokonywane z osobami korzystającymi z usług tego przedsiębiorstwa. Nie jest więc uniwersalnym zabezpieczeniem każdej transakcji B2B zawartej z pracownikiem kontrahenta.
Szczególną ostrożność zachowaj, gdy pojawia się nowa osoba kontaktowa, zamówienie ma znacznie większą wartość niż wcześniejsze, wiadomość przychodzi z nietypowego adresu albo przedmiot zamówienia wyraźnie odbiega od dotychczasowej współpracy. W takiej sytuacji potwierdzenie zamówienia przez osobę uprawnioną do reprezentacji może zamknąć furtkę do późniejszego sporu.
Jak zabezpieczyć składanie zamówień w umowie B2B?
Najbezpieczniej ustalić zasady, zanim pojawi się pierwsze większe zamówienie. Umowa ramowa albo ogólne warunki współpracy mogą wskazywać osoby uprawnione do składania zamówień, wykorzystywane przez nie adresy e-mail, ewentualne limity wartości zamówień i procedurę zmiany tych osób.
Można również określić, że zamówienia wysyłane ze wskazanych adresów będą traktowane jako pochodzące od upoważnionych osób, oraz zobowiązać kontrahenta do informowania o cofnięciu albo zmianie upoważnienia.
Takie postanowienia nie zastępują prawidłowej reprezentacji przy czynnościach, przy których jest ona wymagana, ale znacząco ograniczają późniejsze spory dotyczące tego, czy konkretny pracownik mógł złożyć zwykłe zamówienie w ramach bieżącej współpracy.
Więcej rozwiązań tego rodzaju opisujemy w tekście o klauzulach w umowie B2B, które ułatwiają windykację.
Podpis elektroniczny a ważność umowy
To, że dokument został podpisany elektronicznie, nie mówi jeszcze, z jaką formą prawną mamy do czynienia.
Do zachowania formy elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego konieczne jest złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taka forma jest zgodnie z art. 78¹ KC równoważna formie pisemnej.
Inaczej należy traktować zwykły skan podpisanej umowy przesłany mailem, wpisanie imienia i nazwiska pod wiadomością czy akceptację dokumentu w systemie niewykorzystującym kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Takie rozwiązania mogą spełniać wymagania formy dokumentowej, jeżeli pozwalają ustalić osobę składającą oświadczenie, ale nie są tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny.
Przy wielu zwykłych umowach handlowych nie stanowi to problemu, ponieważ przepisy nie wymagają dla ich ważności formy pisemnej. Znaczenie rośnie wtedy, gdy ustawa albo sama umowa przewiduje szczególną formę i wiąże z jej niezachowaniem określone skutki.
Dobrym przykładem jest branża budowlana. Zgłoszenie podwykonawcy oraz sprzeciw inwestora, o których mowa w art. 647¹ KC, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Więcej na ten temat piszemy w artykule o odpowiedzialności inwestora wobec podwykonawcy.
Najbezpieczniejsza zasada przed zawarciem większej umowy B2B jest prosta: sprawdzić nie tylko, kto podpisał dokument, ale przede wszystkim, z czego wynika jego prawo do działania za kontrahenta. W przypadku zarządu i prokury odpowiedzi najczęściej dostarczy KRS. Przy pełnomocniku trzeba sprawdzić treść pełnomocnictwa, a przy zamówieniach składanych przez pracowników warto dodatkowo zadbać o jasne zasady w umowie ramowej.
Najczęściej zadawane pytania
Gdzie sprawdzę sposób reprezentacji kontrahenta
W rejestrze przedsiębiorców. Odpis zawiera skład zarządu, sposób reprezentacji oraz informację o ustanowionych prokurentach.
Umowę podpisał jeden członek zarządu, a wymagana była reprezentacja łączna
Zgodnie z art. 39 KC ważność takiej umowy zależy od jej potwierdzenia przez spółkę. Znaczenie może mieć też zachowanie osób reprezentujących spółkę, na przykład odbiór towaru albo częściowa zapłata, dlatego zbierz dowody wykonania umowy.
Czy prokurent może podpisać umowę handlową
Tak. Prokura obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, z wyjątkami dotyczącymi między innymi zbycia przedsiębiorstwa i nieruchomości.
Czy zamówienie od pracownika wiąże firmę
Może wiązać, jeżeli pracownik miał pełnomocnictwo albo wynika to z dotychczasowej praktyki współpracy. Ryzyko rośnie przy zamówieniach nietypowych co do wartości albo przedmiotu.
Czy skan podpisu wystarczy
Spełnia formę dokumentową, ale nie pisemną. Dla większości umów handlowych to wystarcza, dla czynności wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności nie.
Co, jeżeli kontrahent zaprzecza, że zamawiał
Wtedy decyduje całość materiału: korespondencja, odbiór świadczenia, sposób rozliczenia faktury i wcześniejsza praktyka współpracy między stronami.
