Porozumienie ratalne z dłużnikiem: jak je spisać, żeby dało się egzekwować

Czym jest porozumienie ratalne z dłużnikiem i czym różni się od zwykłej obietnicy zapłaty

Porozumienie ratalne z dłużnikiem to ugoda, która porządkuje sposób spłaty istniejącego zadłużenia i wiąże obie strony konkretnym harmonogramem. Dla przedsiębiorcy będącego wierzycielem różnica jest zasadnicza: zamiast kolejnej obietnicy „zapłacę w przyszłym miesiącu” otrzymuje umowę zawierającą uznanie długu co do zasady i wysokości oraz zobowiązanie dłużnika do zapłaty oznaczonych rat.

Podstawą takiego rozwiązania jest art. 917 Kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim strony czynią sobie wzajemne ustępstwa, żeby zapewnić wykonanie roszczenia albo uchylić spór. Wierzyciel może rozłożyć dług na raty albo zrezygnować z części odsetek. Dłużnik w zamian potwierdza dług i zobowiązuje się wykonać harmonogram spłaty. Porozumienie ratalne z dłużnikiem nie jest więc jednostronną deklaracją ani luźnym zapewnieniem składanym podczas rozmowy telefonicznej.

Uznanie długu objęte umową przerywa bieg przedawnienia na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 KC. Wierzyciel otrzymuje również dokument, z którym może skierować sprawę do sądu w trybie nakazowym albo, jeżeli porozumienie przyjęło odpowiednią formę, bezpośrednio do komornika. Zakres tej ochrony zależy jednak od sposobu sporządzenia ugody.

Kodeks nie wymaga dla ugody pozasądowej żadnej formy szczególnej pod rygorem nieważności. Teoretycznie ugoda z dłużnikiem może zostać zawarta ustnie albo mailem. W praktyce porozumienie ratalne z dłużnikiem powinno zostać spisane i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji dłużnika. Tylko wezwanie do zapłaty razem z pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu otwiera postępowanie nakazowe na podstawie art. 485 § 1 pkt 3 Kodeksu postępowania cywilnego. Z kolei tytuł egzekucyjny bez procesu daje akt notarialny z poddaniem się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 i 5 KPC) albo ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd.

Od skutków zawartej ugody trudno się później uchylić. Błąd musi dotyczyć stanu faktycznego, który obie strony uważały za niewątpliwy, co wynika z art. 918 § 1 KC. Samo odnalezienie nowych dowodów nie wystarcza, chyba że ugodę zawarto w złej wierze, zgodnie z art. 918 § 2 KC. Więcej o samym potwierdzeniu zobowiązania oraz o tym, kto może dokonać go w spółce, wyjaśniamy w artykule o uznaniu długu.

Co musi zawierać porozumienie ratalne, żeby dało się je egzekwować

Dobre porozumienie ratalne z dłużnikiem zaczyna się od precyzyjnego opisania zobowiązania. Dokument powinien wskazywać numery faktur i umów, daty wymagalności, kwoty netto i brutto oraz tytuł prawny. Takie oznaczenie pozwala ustalić, jakie dokładnie należności strony obejmują ugodą i do czego odnosi się późniejszy harmonogram spłaty.

Następnie dłużnik powinien bezwarunkowo uznać dług co do zasady i wysokości. Kwotę należy rozbić na należność główną, odsetki naliczone do dnia podpisania oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Dopiero tak opisane zobowiązanie można przełożyć na harmonogram podający liczbę rat, ich kwoty i konkretne daty kalendarzowe. Porozumienie powinno również wskazywać numer rachunku oraz zastrzegać, że zapłata następuje w dniu uznania rachunku wierzyciela, a nie w dniu zlecenia przelewu.

O skuteczności dokumentu przesądzają także klauzule regulujące sposób rozliczenia wpłat i konsekwencje opóźnienia. Na podstawie art. 451 § 1 KC wierzyciel może zaliczyć każdą ratę najpierw na zaległe odsetki i koszty, a dopiero później na należność główną. Dobrze zapisać tę zasadę wprost, aby sposób księgowania kolejnych płatności wynikał bezpośrednio z porozumienia.

Po powstaniu zaległości strony mogą również uzgodnić kapitalizację odsetek. Oznacza to doliczenie odsetek narosłych do dnia ugody do sumy dłużnej i naliczanie od niej dalszych odsetek, zgodnie z art. 482 § 1 KC. Porozumienie ratalne z dłużnikiem powinno jasno określać, jaka kwota stanowi podstawę dalszych rozliczeń.

Szczególne znaczenie ma klauzula natychmiastowej wymagalności. Może ona przewidywać, że opóźnienie którejkolwiek raty, na przykład powyżej 7 dni, spowoduje wymagalność całej pozostałej kwoty bez dodatkowego wezwania. Dzięki temu wierzyciel nie musi dochodzić osobno każdej kolejnej raty po zerwaniu harmonogramu.

Jeżeli wierzyciel umarza część odsetek albo rekompensaty, porozumienie może uzależniać to ustępstwo od terminowej spłaty wszystkich rat. Taki warunek rozwiązujący opiera się na art. 89 KC. Brak jednej raty przywraca wówczas umorzone kwoty z mocy samego porozumienia. Bez odpowiedniego zastrzeżenia ustępstwa wierzyciela mogą pozostać skuteczne mimo niedotrzymania harmonogramu przez dłużnika.

W relacjach między firmami porozumienie powinno uwzględniać odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych, a o 8, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy, zgodnie z art. 4 pkt 3 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Stopę ustala się na każde półrocze według stanu z 1 stycznia i 1 lipca (art. 11b tej ustawy).

Do rozliczenia pozostaje także rekompensata 40, 70 albo 100 euro przewidziana w art. 10 ust. 1 tej ustawy. Przysługuje ona bez wezwania i bez dowodu poniesienia kosztów, co potwierdził Sąd Najwyższy w uchwale z 11 grudnia 2015 r. (III CZP 94/15), i od każdej faktury zapłaconej po terminie, nawet objętej jednym wezwaniem, co przesądził Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 20 października 2022 r. (C-585/20). Rekompensatę przelicza się po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a).

W umowie z kontrahentem nie można z góry wyłączyć rekompensaty, o czym stanowi art. 13 ustawy. Inaczej wygląda ugoda odnosząca się do długu, który jest już wymagalny. W takim porozumieniu wierzyciel może warunkowo zrezygnować z rekompensaty w zamian za terminową spłatę. Jeżeli dłużnik nie wykona harmonogramu, znaczenie będzie miało dokładne brzmienie warunku rozwiązującego.

Trzy poziomy mocy porozumienia: umowa, akt notarialny, ugoda zatwierdzona przez sąd

Pierwszym rozwiązaniem jest zwykłe pisemne porozumienie ratalne z dłużnikiem. Dokument stanowi dowód oraz uznanie długu, lecz sam nie pozwala jeszcze skierować sprawy do komornika. Kiedy dłużnik przestaje płacić, wierzyciel może złożyć pozew w postępowaniu nakazowym na podstawie wezwania i pisemnego uznania, zgodnie z art. 485 § 1 pkt 3 KPC.

Opłata od takiego pozwu wynosi czwartą część opłaty na podstawie art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Nakaz od chwili wydania jest tytułem zabezpieczenia, co przewiduje art. 492 § 1 KPC. Nadal jest to jednak proces, choć krótki. Sama pisemna ugoda ratalna nie zastępuje tytułu egzekucyjnego.

Drugi poziom ochrony daje akt notarialny, w którym dłużnik poddaje się egzekucji. Przy sztywnej kwocie i terminie stosuje się art. 777 § 1 pkt 4 KPC. Jeżeli zobowiązanie zostaje określone do wskazanego pułapu, a dokument opisuje warunki upoważniające do egzekucji oraz termin, do którego wierzyciel może wystąpić o klauzulę, zastosowanie ma art. 777 § 1 pkt 5 KPC. Tak przygotowany akt pozwala pominąć proces.

W akcie opartym na pkt 5 nie może zabraknąć jednoznacznego terminu, do którego wierzyciel może wystąpić o klauzulę, ani precyzyjnie opisanych warunków egzekucji; brak któregokolwiek z tych elementów sprawia, że sąd w postępowaniu klauzulowym odmówi nadania klauzuli, a akt nie zadziała jako tytuł egzekucyjny. Notarialne poświadczenie podpisów nie daje takiego skutku. Potwierdza ono tożsamość stron, ale nie tworzy tytułu egzekucyjnego.

Maksymalna taksa notarialna zależy od kwoty, co do której dłużnik poddaje się egzekucji. Na przykład do 3000 zł wynosi 100 zł, przy 10 000 zł 310 zł, przy 30 000 zł 710 zł, a przy 60 000 zł 1010 zł netto. Do tego dochodzi 23% VAT oraz wypisy po 6 zł za stronę. Kwoty te wynikają z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Wniosek o nadanie aktowi klauzuli wykonalności kosztuje 50 zł na podstawie art. 71 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych.

Strony ustalają w porozumieniu, kto pokrywa koszt notariusza. Zwykle robi to dłużnik, ponieważ to on prosi o rozłożenie zobowiązania na raty. Sposób przygotowania aktu przedstawiamy szerzej w artykule o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.

Trzecią możliwością jest ugoda przed mediatorem albo sądem. Ugoda przed mediatorem, zawarta na podstawie umowy o mediację, trafia do sądu do zatwierdzenia bez opłaty, zgodnie z art. 95 ust. 1 pkt 9 ustawy o kosztach sądowych. Sąd zatwierdza ją przez nadanie klauzuli wykonalności na podstawie art. 183¹⁴ KPC. Po zatwierdzeniu ma ona moc ugody sądowej i staje się tytułem wykonawczym, zgodnie z art. 183¹⁵ KPC.

Zawezwanie do próby ugodowej na podstawie art. 184–186 KPC kosztuje 120 zł przy wartości sporu do 20 000 zł i 300 zł powyżej, zgodnie z art. 23a ustawy o kosztach sądowych. Jeżeli strony zawrą ugodę, sąd zwraca trzy czwarte opłaty. Ugoda wpisana do protokołu posiedzenia jest tytułem egzekucyjnym na podstawie art. 777 § 1 pkt 1 KPC.

Od 30 czerwca 2022 r. zawezwanie do próby ugodowej nie przerywa przedawnienia. Zawiesza je wyłącznie na czas postępowania pojednawczego, zgodnie z art. 121 pkt 6 KC. Wniosek składany jedynie w celu zyskania czasu sądy traktują jako nadużycie prawa procesowego. Więcej informacji znajduje się w artykule o zawezwaniu do próby ugodowej.

Zabezpieczenie porozumienia: weksel, poręczenie, aval członka zarządu

Porozumienie ratalne z dłużnikiem może zostać zabezpieczone wekslem in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jest to proste i tanie zabezpieczenie rat. Deklaracja określa, kiedy oraz na jaką kwotę wierzyciel może uzupełnić weksel. Jeżeli zrobi to niezgodnie z deklaracją, dłużnik może podnieść ten zarzut wobec wierzyciela na podstawie art. 10 Prawa wekslowego.

Z tego powodu deklaracja powinna zostać przygotowana precyzyjnie. Musi odwoływać się do porozumienia oraz zawartej w nim klauzuli natychmiastowej wymagalności. Z należycie wypełnionego weksla sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym na podstawie art. 485 § 2 KPC. Opłata wynosi czwartą część opłaty, a nakaz jest od razu tytułem zabezpieczenia zgodnie z art. 492 § 1 KPC.

Jeżeli dłużnikiem jest spółka z o.o., szczególne znaczenie ma poręczenie wekslowe członka zarządu lub wspólnika występującego jako osoba fizyczna. Na podstawie art. 30–32 i art. 47 Prawa wekslowego awalista odpowiada solidarnie z wystawcą, całym majątkiem osobistym. Takie zabezpieczenie obejmuje zatem sytuację, w której spółka traci płynność, a raty pozostają niespłacone.

Alternatywą dla poręczenia wekslowego jest zwykłe poręczenie cywilne albo notarialne poddanie się egzekucji przez poręczyciela. Każde z tych rozwiązań powinno być powiązane z zobowiązaniem objętym harmonogramem. Dochodzenie zapłaty z weksla opisujemy w artykule o nakazie zapłaty z weksla.

Co zrobić, gdy dłużnik przestaje płacić raty

Jeżeli porozumienie ratalne z dłużnikiem zawiera klauzulę natychmiastowej wymagalności, brak raty powoduje wymagalność całego pozostałego długu. Wierzyciel nie musi wówczas czekać na nadejście terminów kolejnych rat. Dalsze postępowanie zależy od formy, w jakiej ugoda została zawarta.

W przypadku aktu notarialnego wierzyciel składa wniosek o nadanie klauzuli wykonalności za 50 zł, a następnie kieruje sprawę do komornika. Z ugodą mediacyjną zatwierdzoną klauzulą może udać się do komornika od razu. Jeżeli ma zwykłe porozumienie pisemne, składa pozew o całą pozostałą kwotę w trybie nakazowym, opierając go na uznaniu długu albo na wekslu.

Kodeks cywilny nie przewiduje jednostronnego wypowiedzenia ugody. Ugoda ratalna, w której dłużnik spłaca istniejący dług w zamian za prolongatę, nie jest umową wzajemną w rozumieniu art. 487 § 2 KC, więc ustawowe odstąpienie przewidziane w art. 491 KC nie znajduje do niej zastosowania.

Jeśli wierzyciel chce po zerwaniu harmonogramu wrócić do pierwotnych, wyższych roszczeń sprzed udzielonych ustępstw, musi przewidzieć to już w treści porozumienia. Dokument powinien zawierać umowne prawo odstąpienia z oznaczonym terminem, zgodnie z art. 395 § 1 KC, albo warunek rozwiązujący ustępstwa oparty na art. 89 KC. Bez takiego zapisu wierzyciel może dochodzić wyłącznie kwoty wynikającej z ugody.

Porozumienie ratalne a przedawnienie

Podpisane porozumienie ratalne z dłużnikiem przerywa bieg przedawnienia objętych nim roszczeń na podstawie art. 123 § 1 pkt 2 KC. Po przerwaniu termin biegnie od nowa, zgodnie z art. 124 § 1 KC. Samo zawarcie ugody nie zmienia jednak długości terminu przedawnienia.

Dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą nadal są to 3 lata, zgodnie z art. 118 KC, z końcem przypadającym na ostatni dzień roku kalendarzowego; nawet nowacja z art. 506 KC tego nie zmienia, dopóki nowe zobowiązanie pozostaje gospodarcze. Przy zobowiązaniu rozłożonym na raty termin przedawnienia biegnie osobno dla każdej raty od dnia jej wymagalności, zgodnie z art. 120 § 1 KC.

Sześcioletni termin z art. 125 § 1 KC dotyczy wyłącznie roszczeń stwierdzonych prawomocnym orzeczeniem, ugodą zawartą przed sądem lub sądem polubownym oraz ugodą przed mediatorem zatwierdzoną przez sąd; raty należne w przyszłości jako świadczenia okresowe przedawniają się po 3 latach.

Pozasądowe porozumienie ratalne z dłużnikiem nie wydłuża terminu przedawnienia, nawet jeśli zostało sporządzone w formie aktu notarialnego. Przy długim harmonogramie ugoda mediacyjna zatwierdzona przez sąd bywa zatem korzystniejsza niż porozumienie podpisane w biurze dłużnika.

Porozumienie ratalne a wpis dłużnika do BIG

Porozumienie ratalne z dłużnikiem zmienia termin spełnienia świadczenia. Dopóki dłużnik płaci raty zgodnie z harmonogramem, dług nie jest przeterminowany. Nie ma wówczas podstawy do dokonania nowego wpisu w biurze informacji gospodarczej.

Wpis do BIG wymaga zaległości wynoszącej co najmniej 500 zł, wymagalnej od co najmniej 30 dni, oraz upływu miesiąca od wysłania listem poleconym albo doręczenia do rąk własnych lub na adres do doręczeń elektronicznych wezwania zawierającego ostrzeżenie. Warunki te wynikają z art. 15 ust. 1 ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Opóźnienie raty przekraczające 30 dni ponownie otwiera drogę do wpisu.

Jeżeli dłużnik został wpisany jeszcze przed zawarciem ugody, wierzyciel musi aktualizować przekazane informacje. Po każdej wpłacie raty ma 14 dni na zażądanie aktualizacji kwoty zobowiązania, a po spłacie całego długu w ciągu 14 dni żąda usunięcia wpisu (art. 29 ust. 1 ustawy); biuro aktualizuje albo usuwa dane w ciągu 7 dni (art. 31 i 32).

Zaniedbanie żądania aktualizacji albo usunięcia wpisu grozi grzywną do 30 000 zł (art. 47 ustawy). Ustawa nie przewiduje „zawieszenia” wpisu na czas wykonywania ugody. Takie rozwiązania mogą wynikać z regulaminów poszczególnych biur, lecz nie wynikają z przepisów.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zwykłe porozumienie ratalne można od razu skierować do komornika?

Nie. Pisemne porozumienie jest uznaniem długu i podstawą do pozwu w postępowaniu nakazowym, ale tytuł egzekucyjny bez procesu daje tylko akt notarialny z poddaniem się egzekucji (art. 777 § 1 pkt 4 lub 5 KPC) albo ugoda zawarta przed sądem lub mediatorem i zatwierdzona przez sąd.

Ile kosztuje poddanie się egzekucji u notariusza?

Maksymalna taksa zależy od kwoty: do 3000 zł wynosi 100 zł, przy 10 000 zł 310 zł, przy 30 000 zł 710 zł, przy 60 000 zł 1010 zł netto plus VAT i wypisy. Wniosek o klauzulę wykonalności dla aktu kosztuje 50 zł. Kto pokrywa koszt notariusza, strony ustalają w porozumieniu.

Co zrobić, gdy dłużnik zapłacił dwie raty i przestał płacić?

Jeżeli porozumienie ma klauzulę natychmiastowej wymagalności, cała pozostała kwota jest wymagalna. Z aktem notarialnym wierzyciel składa wniosek o klauzulę i idzie do komornika, z ugodą mediacyjną zatwierdzoną przez sąd od razu do komornika, z porozumieniem pisemnym składa pozew w trybie nakazowym.

Czy podpisanie ugody ratalnej przerywa przedawnienie i na jak długo?

Tak, przerywa bieg przedawnienia roszczeń objętych ugodą, a po przerwaniu termin biegnie od nowa, dla roszczeń gospodarczych nadal 3 lata. Sześcioletni termin dotyczy tylko ugód zawartych przed sądem lub przed mediatorem i zatwierdzonych przez sąd.

Czy w ugodzie mogę żądać rekompensaty 40, 70 lub 100 euro za każdą fakturę?

Tak. Rekompensata (40 euro do 5000 zł, 70 euro do 50 000 zł, 100 euro od 50 000 zł) przysługuje od każdej faktury zapłaconej po terminie bez wezwania i bez dowodu kosztów. W ugodzie co do wymagalnego długu wierzyciel może z niej warunkowo zrezygnować w zamian za terminową spłatę rat.

Czy po podpisaniu porozumienia muszę wykreślić dłużnika z KRD lub BIG?

Nie od razu. Wpis może pozostać, ale po każdej wpłacie raty wierzyciel aktualizuje kwotę w ciągu 14 dni, a po spłacie całości w ciągu 14 dni żąda usunięcia wpisu. Zaniedbanie grozi grzywną do 30 000 zł.

Czy warto wziąć weksel in blanco od członka zarządu spółki z o.o.?

Tak, jako poręczenie wekslowe. Awalista odpowiada solidarnie całym majątkiem osobistym, więc raty są spłacane także wtedy, gdy spółka traci płynność. Deklaracja wekslowa musi precyzyjnie określać, kiedy i na jaką kwotę weksel może być wypełniony.