TL;DR. To dwa zupełnie różne dokumenty, które łączy tylko słowo „nota”. Nota obciążeniowa (nazywana też księgową) dokumentuje należności spoza VAT – kary umowne, odszkodowania, odsetki za opóźnienie i rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Nota korygująca to coś innego: wystawia ją nabywca, żeby poprawić drobne pomyłki na otrzymanej fakturze (art. 106k ustawy o VAT). Dla wierzyciela najważniejsza jest ta pierwsza – to nią naliczasz dłużnikowi ustawową rekompensatę w wysokości 40, 70 albo 100 euro za koszty odzyskiwania długu. Uwaga: nota obciążeniowa dokumentuje roszczenie, ale sama nie jest tytułem egzekucyjnym. I jeszcze jedno – po 1 sierpnia 2026 roku art. 106k o nocie korygującej zostaje uchylony w związku z wejściem KSeF.
Nota obciążeniowa – dokument spoza świata VAT
Nota obciążeniowa, zwana również notą księgową, nie jest fakturą VAT i nie służy do dokumentowania sprzedaży opodatkowanej. To jej cecha definicyjna. Używasz jej wtedy, gdy dokumentujesz należności pozostające poza zakresem VAT albo niebędące wynagrodzeniem za dostawę towaru lub usługi.
W praktyce wierzyciela nota obciążeniowa obsługuje cztery typowe sytuacje:
- kary umowne (np. za nieterminową realizację),
- odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy,
- odsetki za opóźnienie w zapłacie,
- rekompensatę za koszty odzyskiwania należności.
Żeby nota była skuteczna, musi zawierać co najmniej: oznaczenie stron, datę, numer, podstawę naliczenia, kwotę, termin płatności i rachunek bankowy. Brak podstawy prawnej albo terminu płatności to najczęstszy błąd, który osłabia dokument.
Rekompensata 40/70/100 euro – najsilniejsze narzędzie na noty
To najciekawsza część dla wierzyciela, bo daje pieniądze niejako „z automatu”. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności wynika z art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych i przysługuje wierzycielowi bez konieczności wykazywania, że faktycznie poniósł takie koszty.
Jej wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:
- 40 euro – gdy wartość świadczenia nie przekracza 5 000 zł,
- 70 euro – gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5 000 zł, ale niższa niż 50 000 zł,
- 100 euro – gdy wartość świadczenia jest równa lub wyższa niż 50 000 zł.
Kluczowy jest sposób przeliczenia. Równowartość euro ustala się według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne. Częsty błąd to przeliczenie po kursie z dnia wystawienia noty – to prowadzi do zawyżenia lub zaniżenia kwoty. Drugi błąd to naliczanie rekompensaty bez sprawdzenia progu 5 000 zł i 50 000 zł.
Rekompensatę dokumentujesz właśnie notą obciążeniową. Pamiętaj jednak, że sama nota nie tworzy tytułu egzekucyjnego – dokumentuje roszczenie, które w razie braku zapłaty i tak trzeba dochodzić.
Nota korygująca – to robi nabywca, nie sprzedawca
Tu powstaje najwięcej nieporozumień. Nota korygująca jest uregulowana w art. 106k ustawy o VAT i wystawia ją nabywca towaru lub usługi, a nie sprzedawca. Służy do poprawienia drobnych pomyłek na otrzymanej fakturze i wymaga akceptacji wystawcy faktury (art. 106k ust. 2).
Ma jednak ściśle ograniczony zakres. Notą korygującą można poprawiać pomyłki w fakturze z wyjątkiem danych wskazanych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT. W praktyce oznacza to, że notą korygującą nie wolno poprawiać:
- miary i ilości towarów lub usług,
- ceny jednostkowej,
- rabatów,
- wartości sprzedaży,
- stawki VAT,
- kwoty podatku,
- kwoty należności ogółem.
Notą korygującą poprawisz więc literówkę w nazwie, błędny adres czy pomyłkę w numerze NIP – ale nie kwoty i stawki.
Nota korygująca a faktura korygująca
Skoro noty korygującej nie wolno użyć do kwot, powstaje pytanie: czym poprawić błąd w wartości? Odpowiedź to faktura korygująca, którą wystawia sprzedawca, a nie nabywca (art. 106j ustawy o VAT). Fakturę korygującą stosuje się między innymi przy zmianie podstawy opodatkowania, zmianie kwoty podatku, zwrocie zapłaty albo pomyłce w pozycji faktury.
Podział jest więc czytelny: drobne dane formalne poprawia nabywca notą korygującą, a wszystko, co dotyczy kwot, stawek i wartości – sprzedawca fakturą korygującą. Poprawianie kwoty netto, VAT lub stawki notą korygującą zamiast fakturą korygującą to jeden z częstszych błędów księgowych.
Warto odnotować zmianę na horyzoncie: art. 106k ustawy o VAT obowiązuje według tekstu jednolitego do wejścia zmiany przewidzianej na 1 sierpnia 2026 roku, po której zostaje uchylony w związku z reformą KSeF. Sposób korygowania faktur ustrukturyzowanych będzie oparty na nowych zasadach.
Które kiedy – szybkie podsumowanie
Żeby nie pomylić dokumentów, zapamiętaj prostą logikę. Notę obciążeniową wystawiasz jako wierzyciel, gdy naliczasz coś spoza VAT: karę, odsetki, odszkodowanie albo rekompensatę 40/70/100 euro. Notę korygującą wystawia nabywca, żeby poprawić formalny błąd na fakturze, ale nigdy kwoty. Kwoty i stawki koryguje wyłącznie sprzedawca fakturą korygującą. Najgroźniejszy błąd to wystawienie noty obciążeniowej za sprzedaż, która powinna być udokumentowana fakturą VAT – to naraża na zarzut nieprawidłowego dokumentowania obrotu.
Gdy dłużnik nie reguluje należności głównej ani naliczonej noty, kolejnym krokiem jest zwykle windykacja polubowna, a przy braku reakcji – dochodzenie roszczenia na drodze sądowej.
Najczęstsze pytania
Czy nota obciążeniowa jest fakturą?
Nie. Nota obciążeniowa (księgowa) nie jest fakturą VAT i nie służy do dokumentowania sprzedaży opodatkowanej. Dokumentuje należności spoza zakresu VAT, takie jak kary umowne, odszkodowania, odsetki za opóźnienie czy rekompensata za koszty odzyskiwania.
Czy rekompensatę 40/70/100 euro trzeba wykazywać z VAT?
Nie. Rekompensata za koszty odzyskiwania należności ma charakter odszkodowawczy i nie jest wynagrodzeniem za dostawę towaru ani usługę, dlatego dokumentuje się ją notą obciążeniową, a nie fakturą VAT.
Kto wystawia notę korygującą?
Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi (art. 106k ustawy o VAT), a nie sprzedawca. Wymaga ona akceptacji wystawcy faktury. Sprzedawca koryguje fakturę fakturą korygującą (art. 106j).
Czego nie wolno poprawiać notą korygującą?
Notą korygującą nie wolno poprawiać danych z art. 106e ust. 1 pkt 8–15 ustawy o VAT, czyli m.in. miary i ilości, ceny jednostkowej, rabatów, wartości sprzedaży, stawki VAT, kwoty podatku i kwoty należności ogółem. Te pozycje koryguje sprzedawca fakturą korygującą.
—
Naliczyłeś dłużnikowi karę, odsetki albo rekompensatę i nadal nie płaci? Skontaktuj się z nami – zweryfikujemy dokumentację, doliczymy należne kwoty i wyegzekwujemy całość roszczenia.
