TL;DR. Różnica jest jedna, ale zmienia wszystko: zadatek ma funkcję sankcyjną, zaliczka nie. Gdy kontrahent, który dał zadatek, nie wykona umowy – zatrzymujesz zadatek. Gdy to ty przyjąłeś zadatek i nie wywiązałeś się z umowy – druga strona może żądać od ciebie dwukrotności. Zaliczka natomiast wraca zawsze, niezależnie od tego, kto zerwał umowę, bo jest tylko częścią ceny płaconą z góry. Zadatek reguluje art. 394 Kodeksu cywilnego (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 795), zaliczka nie ma osobnej definicji ustawowej. Dla sprzedawcy B2B wniosek jest prosty: jeśli chcesz, żeby wpłata realnie dyscyplinowała kontrahenta, wpisz w umowie wprost „zadatek w rozumieniu art. 394 k.c.” – samo słowo „przedpłata” niczego nie zabezpiecza.
Zadatek – zabezpieczenie z zębami
Zadatek to kwota (albo rzecz) wręczana przy zawarciu umowy, która pełni funkcję zabezpieczenia jej wykonania. Jego skutki określa art. 394 § 1 Kodeksu cywilnego i działają one wtedy, gdy umowa albo zwyczaj nie stanowią inaczej.
Mechanizm jest dwustronny, co jest jego największą zaletą. Jeżeli umowy nie wykona strona, która dała zadatek, druga strona może bez wyznaczania dodatkowego terminu odstąpić od umowy i zachować otrzymany zadatek. Jeżeli umowy nie wykona strona, która zadatek otrzymała, druga strona może odstąpić i żądać sumy dwukrotnie wyższej. To właśnie ta symetria dyscyplinuje obie strony – każda coś realnie ryzykuje.
Gdy umowa dojdzie do skutku, zadatek nie przepada ani nie jest bonusem – zalicza się go na poczet świadczenia strony, która go dała (art. 394 § 2). Jeśli takie zaliczenie nie jest możliwe, zadatek podlega zwrotowi.
Kiedy zadatek jednak wraca
Tu obalamy najczęstszy mit: zadatek nie przepada zawsze. Kodeks przewiduje trzy sytuacje, w których wraca w zwykłej, pojedynczej wysokości, a obowiązek zapłaty dwukrotności odpada.
- Rozwiązanie umowy – gdy strony rozwiązują umowę, zadatek powinien zostać zwrócony (art. 394 § 3).
- Brak winy obu stron – gdy niewykonanie umowy wynika z okoliczności, za które żadna ze stron nie odpowiada.
- Wina obu stron – gdy za niewykonanie umowy odpowiadają obie strony jednocześnie.
Dla wierzyciela to ważna granica. Zatrzymanie zadatku po tym, jak umowa została rozwiązana za porozumieniem stron, jest błędem, który łatwo przegrać w sądzie.
Zaliczka – tylko część ceny, zawsze do zwrotu
Zaliczka nie ma ogólnej definicji ustawowej w Kodeksie cywilnym i co do zasady jest po prostu częścią ceny płaconą z góry. Nie pełni funkcji sankcyjnej jak zadatek – to jej kluczowa cecha.
Konsekwencja jest jednoznaczna: przy niewykonaniu umowy zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, i to niezależnie od tego, która strona zerwała umowę. Osoba, która ją wpłaciła, ma prawo ją odzyskać. Zaliczka nie zabezpiecza więc transakcji – jest wygodna, gdy chcesz sfinansować początek realizacji zamówienia, ale nie zdyscyplinuje kontrahenta do dotrzymania umowy.
Zadatek czy zaliczka – co wybrać w transakcji B2B
Wybór zależy od tego, co chcesz osiągnąć. Jeżeli zależy ci na zabezpieczeniu, żeby kontrahent nie wycofał się bezkarnie z dużego zamówienia – wybierasz zadatek. Jeżeli chodzi tylko o prefinansowanie części realizacji przy zaufanym partnerze – wystarczy zaliczka.
W obrocie B2B zadatek sprawdza się przy umowach o większej wartości, produkcji na zamówienie, rezerwacji mocy przerobowych czy dostawach, których nie da się łatwo upłynnić komu innemu. Typowa wysokość zadatku jest umowna, w praktyce często 10–30% ceny, choć nie wynika to z żadnego przepisu. Warto zachować rozsądek: przyjęcie bardzo wysokiego zadatku bez uzasadnienia ekonomicznego zwiększa ryzyko sporu, w którym druga strona będzie podważać jego wysokość.
Jak zapisać zadatek w umowie, żeby uniknąć sporu
To najważniejsza część praktyczna, bo tu rozstrzyga się, czy twoje zabezpieczenie w ogóle zadziała. Samo użycie słowa „przedpłata” albo „wpłata” nie przesądza o zadatku – w razie sporu sąd może uznać taką wpłatę za zwykłą zaliczkę, którą trzeba oddać.
Dlatego w umowie wskaż wprost, że wpłata jest zadatkiem w rozumieniu art. 394 k.c., i doprecyzuj:
- kwotę zadatku i termin jego zapłaty,
- rachunek, na który ma wpłynąć,
- skutek opóźnienia lub braku wpłaty,
- relację zadatku do ewentualnego odszkodowania.
Najczęstsze błędy, które pozbawiają zadatek mocy, to używanie w jednej umowie zamiennie słów „zaliczka”, „przedpłata” i „zadatek” oraz brak jednoznacznego odwołania do art. 394 k.c. Precyzja zapisu kosztuje kilka zdań, a decyduje o tym, czy przy zerwaniu umowy zatrzymasz pieniądze, czy będziesz je oddawać.
Jeżeli kontrahent nie wpłacił umówionego zadatku albo zerwał umowę, a ty chcesz wyegzekwować swoje uprawnienia, pierwszym krokiem jest zwykle windykacja polubowna, a przy sporze o samą wpłatę – dochodzenie roszczeń na drodze sądowej.
Zadatek i zaliczka a VAT
Aspekt podatkowy zaskakuje wielu przedsiębiorców, więc warto go znać. Dla podatku VAT zaliczka i zadatek są traktowane podobnie: art. 19a ust. 8 ustawy o VAT wskazuje przedpłatę, zaliczkę i zadatek jako płatności, które powodują powstanie obowiązku podatkowego z chwilą ich otrzymania. Innymi słowy, VAT rozliczasz już przy wpłacie, a nie dopiero przy dostawie.
Idzie za tym obowiązek fakturowania. Fakturę zaliczkową co do zasady wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Jeśli przedpłatę otrzymano w tym samym miesiącu, w którym wykonano dostawę lub usługę, art. 106b ust. 1a przewiduje wyjątek od obowiązku wystawiania osobnej faktury zaliczkowej. Warto też pamiętać, że od 1 sierpnia 2026 roku wchodzą zmiany w ustawie o VAT związane z KSeF, istotne dla fakturowania, w tym faktur zaliczkowych.
Najczęstsze pytania
Czy zadatek zawsze przepada?
Nie. Zadatek przepada tylko wtedy, gdy umowy nie wykona strona, która go dała. Wraca w pojedynczej wysokości, gdy umowa zostaje rozwiązana, gdy niewykonanie wynika z okoliczności niezależnych od obu stron albo gdy odpowiadają za nie obie strony (art. 394 § 3 k.c.).
Czy zaliczka musi być zwrócona po zerwaniu umowy?
Co do zasady tak. Zaliczka nie pełni funkcji sankcyjnej i przy niewykonaniu umowy podlega zwrotowi niezależnie od tego, która strona zerwała umowę. Tym różni się od zadatku, który przy winie jednej ze stron przepada lub wraca podwójnie.
Czy zadatek trzeba opodatkować VAT?
Tak. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT otrzymanie zadatku (podobnie jak zaliczki czy przedpłaty) powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jego otrzymania. Fakturę zaliczkową wystawia się co do zasady do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania wpłaty.
Jak zapisać zadatek w umowie, żeby uniknąć sporu?
Wskaż wprost, że wpłata jest „zadatkiem w rozumieniu art. 394 k.c.”, i określ jej kwotę, termin, rachunek oraz skutki niewykonania umowy. Unikaj używania zamiennie słów „zaliczka”, „przedpłata” i „zadatek” – niejednoznaczny zapis sąd może zinterpretować jako zwykłą, zwrotną zaliczkę.
—
Kontrahent zerwał umowę i spiera się o zadatek albo zaliczkę? Skontaktuj się z nami – ocenimy twoją umowę, ustalimy, co realnie możesz zatrzymać lub odzyskać, i poprowadzimy sprawę do skutku.
