TL;DR. Krajowy Rejestr Zadłużonych to jawny, bezpłatny rejestr państwowy prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości, który działa od 1 grudnia 2021 roku. Dla wierzyciela B2B ma dwie twarze. Pierwsza: zanim sprzedasz z odroczonym terminem płatności, sprawdzasz kontrahenta po NIP, PESEL lub numerze KRS i widzisz, czy toczy się wobec niego upadłość, restrukturyzacja albo czy komornik umorzył już egzekucję jako bezskuteczną. Druga, ważniejsza, gdy klient już wpadł w kłopoty: to przez KRZ obwieszcza się ogłoszenie upadłości, a od dnia tego obwieszczenia masz tylko 30 dni na zgłoszenie wierzytelności syndykowi. Spóźnisz się – wypadasz z pierwszego podziału masy i odzyskanie pieniędzy staje się znacznie trudniejsze. Wpisz adres prs.ms.gov.pl/krz, żeby przeglądać rejestr bez konta. Żeby zgłosić wierzytelność, potrzebujesz już konta w Portalu Rejestrów Sądowych (logowanie Profilem Zaufanym).
Czym jest Krajowy Rejestr Zadłużonych
KRZ to państwowy rejestr prowadzony w systemie teleinformatycznym przez Ministra Sprawiedliwości. Powstał na mocy ustawy z 6 grudnia 2018 roku o Krajowym Rejestrze Zadłużonych, a główne przepisy weszły w życie 1 grudnia 2021 roku. Zastąpił dawny papierowy obieg obwieszczeń w Monitorze Sądowym i Gospodarczym i przeniósł całą obsługę spraw upadłościowych oraz restrukturyzacyjnych do internetu.
Dwie cechy KRZ są dla wierzyciela najważniejsze. Po pierwsze, rejestr jest jawny – każdy ma prawo zapoznać się z ujawnionymi danymi przez internet, bez wykazywania interesu prawnego. Po drugie, przeglądanie danych i obwieszczeń jest bezpłatne. Nie płacisz za sprawdzenie kontrahenta i nie musisz w tym celu zakładać konta. To odróżnia KRZ od prywatnych biur informacji gospodarczej, gdzie pełen raport bywa płatny i wymaga rejestracji.
Co znajdziesz w KRZ, a czego tam nie ma
Rejestr nie pokazuje każdego zaległego rachunku. Ujawnia wyłącznie zdarzenia ściśle określone w ustawie – głównie te, które mają charakter sądowy albo egzekucyjny. Znajdziesz w nim:
- osoby i podmioty, wobec których toczy się lub toczyło postępowanie restrukturyzacyjne,
- osoby i podmioty objęte postępowaniem upadłościowym (w tym wtórnym oraz dotyczącym uznania zagranicznej upadłości),
- dłużników, wobec których egzekucja sądowa została umorzona jako bezskuteczna ekonomicznie,
- dłużników, wobec których umorzono egzekucję administracyjną, bo nie dało się uzyskać kwoty przewyższającej koszty,
- osoby objęte zakazem prowadzenia działalności gospodarczej orzeczonym na podstawie Prawa upadłościowego,
- wspólników spółek osobowych odpowiadających całym majątkiem, jeśli wobec spółki zaszły zdarzenia upadłościowe,
- dłużników alimentacyjnych, u których zaległość przekracza 3 miesiące.
Przy konkretnej sprawie zobaczysz dane identyfikujące dłużnika (imię i nazwisko albo nazwę, adres, PESEL, NIP lub numer KRS), nazwę sądu i sygnaturę akt, a także informacje proceduralne kluczowe dla odzyskania pieniędzy: termin i sposób zgłaszania wierzytelności, dane syndyka, nadzorcy lub zarządcy, spis i listę wierzytelności, plan podziału funduszów masy oraz losy układu z wierzycielami.
Trzeba jednak znać granice tego narzędzia. KRZ nie jest spisem wszystkich długów handlowych. Brak wpisu nie oznacza, że kontrahent płaci na czas – oznacza tylko, że nie zaszło wobec niego żadne z ustawowych zdarzeń. Firma może mieć dziesiątki przeterminowanych faktur u dostawców i wciąż być czysta w KRZ, dopóki nikt nie doprowadził sprawy do umorzonej egzekucji ani do sądu upadłościowego. Dlatego brak wpisu traktuj jako brak czerwonej flagi, nie jako certyfikat wypłacalności.
Jak sprawdzić kontrahenta w KRZ krok po kroku
Przeglądanie jest publiczne, więc do samej weryfikacji nie zakładasz konta. Wejdź na Portal Publiczny KRZ pod adresem prs.ms.gov.pl/krz i skorzystaj z wyszukiwarki podmiotu. Najważniejsza zasada: szukaj po identyfikatorze, nie po nazwie.
Wyszukiwanie osoby fizycznej jest najprecyzyjniejsze po numerze PESEL. Przedsiębiorcę wpisanego do KRS najpewniej znajdziesz po numerze KRS, a jednoosobową działalność – po NIP. Szukanie po samej nazwie bywa zawodne, bo firmy się powtarzają, zmieniają brzmienie i bywają mylone. Dwie spółki o podobnej nazwie to klasyczna pułapka, która kończy się oceną ryzyka wobec niewłaściwego podmiotu.
Sprawdzenie KRZ ma sens w dwóch momentach. Przed podpisaniem umowy i przed pierwszą sprzedażą z odroczonym terminem płatności – wtedy wyłapiesz otwartą restrukturyzację, ogłoszoną upadłość albo wcześniejszą bezskuteczną egzekucję, czyli sygnał, że ten kontrahent już raz okazał się niewypłacalny. Dla porządku zapisz datę i kryteria wyszukiwania (po jakim numerze, z jakiego dnia) – przy późniejszym sporze masz dowód, że dochowałeś należytej staranności.
KRZ to jeden z kilku rejestrów, które warto sprawdzać równolegle. Pełna, profesjonalna weryfikacja kontrahenta łączy KRZ z danymi z KRS lub CEIDG oraz analizą sprawozdań finansowych. Taki kompleksowy wywiad gospodarczy wykonujemy w Lectio, kiedy stawką jest duży kontrakt i nie chcesz oprzeć decyzji wyłącznie na jednym źródle.
KRZ a KRD, BIG, ERIF – to nie to samo
Tu najczęściej rodzi się nieporozumienie. KRZ jest rejestrem państwowym, a KRD, BIG InfoMonitor czy ERIF to prywatne biura informacji gospodarczej, działające na podstawie odrębnej ustawy. Różnica nie jest formalna, tylko praktyczna i decyduje o tym, czego się dowiesz.
KRZ obejmuje wyłącznie ustawowo wskazane zdarzenia sądowe i egzekucyjne – upadłości, restrukturyzacje, umorzone egzekucje. Biura informacji gospodarczej działają inaczej: gromadzą informacje przekazywane przez uprawnione podmioty (banki, firmy telekomunikacyjne, dostawców, samych wierzycieli), więc potrafią pokazać pojedynczy niezapłacony rachunek, którego w KRZ nigdy nie będzie. Z drugiej strony do prywatnego rejestru dług trafia dopiero, gdy wierzyciel zdecyduje się go tam wpisać i dopełni procedury, w tym 30-dniowego uprzedzenia.
Wniosek dla wierzyciela: te rejestry się uzupełniają, nie zastępują. KRZ powie ci, czy kontrahent jest w upadłości lub restrukturyzacji i czy komornik odbił się od pustej kasy. Biuro informacji gospodarczej pokaże bieżące zaległości płatnicze, które jeszcze nie trafiły do sądu. Dobra decyzja kredytowa opiera się na obu.
Nie myl też KRZ z KRS i CEIDG. KRS to rejestr danych rejestrowych spółek i innych podmiotów, CEIDG to ewidencja przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. KRZ nie pokazuje, jak firma jest zarejestrowana – pokazuje, że popadła w kłopoty finansowe rozpoznane przez sąd lub komornika.
Zgłoszenie wierzytelności przez KRZ – najważniejsze 30 dni
Druga rola rejestru zaczyna się, gdy twój dłużnik ogłasza upadłość. Sąd obwieszcza postanowienie o ogłoszeniu upadłości w KRZ i to obwieszczenie uruchamia bieg terminu. W postanowieniu wierzyciele są wzywani do zgłoszenia wierzytelności w terminie 30 dni od dnia obwieszczenia w KRZ.
To moment, w którym przegrywa najwięcej firm – nie dlatego, że nie miały racji, tylko dlatego, że nie pilnowały rejestru. Nikt nie wysyła wierzycielowi listu poleconego z przypomnieniem. Obwieszczenie pojawia się w KRZ i od tej chwili zegar tyka. Jeśli przeoczysz termin, twoja wierzytelność wciąż może zostać uznana, ale tracisz wpływ na pierwszy etap postępowania i ryzykujesz, że pieniądze z masy rozejdą się, zanim w ogóle dołączysz do gry.
Samo zgłoszenie składa się syndykowi za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – i tu, w odróżnieniu od przeglądania, potrzebujesz już konta. Zgłoszenie powinno zawierać dane wierzyciela i dłużnika, dokładną wysokość wierzytelności, jej podstawę oraz dowody. Dołącz wszystko, co potwierdza dług: faktury, umowę, wezwania do zapłaty, potwierdzenie salda, a jeśli masz – tytuł wykonawczy. Im lepiej udokumentowane zgłoszenie, tym mniejsze ryzyko, że syndyk umieści wierzytelność na liście spornej.
Jeśli wartość długu jest duża albo dokumentacja niekompletna, zgłoszenie wierzytelności warto powierzyć profesjonalistom – to część windykacji sądowej, w której reprezentujemy wierzyciela w całym postępowaniu upadłościowym, od zgłoszenia po podział masy.
Jak założyć konto i zalogować się do KRZ
Konto zakłada się w Portalu Rejestrów Sądowych, który obsługuje KRZ. Rejestracja konta wymaga potwierdzenia tożsamości – możesz użyć Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W praktyce najwygodniejsze dla większości przedsiębiorców jest logowanie Profilem Zaufanym, czyli tym samym narzędziem, którym podpisujesz pisma w innych e-urzędach.
Po zalogowaniu masz dostęp do formularzy elektronicznych – to przez nie składa się zgłoszenie wierzytelności i inne pisma w postępowaniu. Pamiętaj o jednej zasadzie proceduralnej: skoro ustawa wymaga drogi elektronicznej, to pismo wysłane „papierowo” poza systemem może zostać uznane za bezskuteczne. Dlatego konto warto założyć z wyprzedzeniem, a nie dopiero w ostatnim dniu 30-dniowego terminu.
Kiedy wpis znika z rejestru
Dane w KRZ nie zostają na zawsze – ustawa przewiduje terminy ich usuwania, zależne od rodzaju zdarzenia. W uproszczeniu:
- informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych przestają być ujawniane co do zasady po 10 latach od prawomocnego zakończenia lub umorzenia postępowania,
- dane po wykonaniu układu znikają po 3 latach od uprawomocnienia postanowienia o stwierdzeniu wykonania układu, ale po uchyleniu lub wygaśnięciu układu – dopiero po 10 latach,
- dane po wykonaniu planu spłaty lub umorzeniu zobowiązań bez planu spłaty przestają być ujawniane po 3 latach,
- informacja o bezskutecznej egzekucji znika po 7 latach od jej zamieszczenia,
- dane o zakazie prowadzenia działalności – po 3 latach od upływu okresu zakazu.
Dla wierzyciela płynie z tego praktyczny wniosek: świeży wpis o umorzonej egzekucji to mocny sygnał ostrzegawczy, ale jego brak po latach nie musi oznaczać, że historia kontrahenta jest czysta – po prostu mogła się już przedawnić w rejestrze.
Najczęstsze błędy wierzyciela w korzystaniu z KRZ
Pięć pomyłek powtarza się najczęściej i każda z nich potrafi kosztować pieniądze:
- Przeoczenie obwieszczenia i utrata 30-dniowego terminu na zgłoszenie wierzytelności – najdroższy błąd, bo wynika z bierności, nie z braku racji.
- Złożenie pisma poza systemem elektronicznym, gdy ustawa wymaga drogi przez system – zgłoszenie może okazać się bezskuteczne.
- Sprawdzenie tylko KRZ bez równoległej weryfikacji KRS lub CEIDG i bieżących zaległości w biurze informacji gospodarczej.
- Szukanie po skróconej nazwie zamiast po PESEL, NIP albo KRS – łatwo trafić na inny podmiot.
- Uznanie braku wpisu za potwierdzenie wypłacalności – KRZ nie pokazuje zwykłych zaległości handlowych.
Jeśli dług jest realny, ale postępowanie upadłościowe rokuje słabo, czasem rozsądniej jest nie czekać latami na podział masy, tylko rozważyć sprzedaż wierzytelności i odzyskać część kwoty od razu.
Najczęściej zadawane pytania o KRZ
Czy korzystanie z KRZ jest płatne?
Nie. Przeglądanie danych i obwieszczeń w Portalu Publicznym KRZ jest bezpłatne i nie wymaga zakładania konta. Opłaty ani logowanie pojawiają się dopiero, gdy chcesz złożyć pismo w postępowaniu, na przykład zgłoszenie wierzytelności.
Pod jakim adresem sprawdzę dłużnika w KRZ?
Portal Publiczny KRZ działa pod adresem prs.ms.gov.pl/krz. Tam znajdziesz wyszukiwarkę podmiotów i przeglądarkę obwieszczeń. Do samego sprawdzenia nie potrzebujesz konta ani Profilu Zaufanego.
Po czym najlepiej szukać firmy w KRZ?
Po identyfikatorze: przedsiębiorcę z KRS po numerze KRS, jednoosobową działalność po NIP, osobę fizyczną po PESEL. Wyszukiwanie po nazwie jest mniej precyzyjne, bo firmy bywają podobnie nazwane i można pomylić podmioty.
Ile mam czasu na zgłoszenie wierzytelności w upadłości?
Co do zasady 30 dni od dnia obwieszczenia postanowienia o ogłoszeniu upadłości w KRZ. To na wierzycielu spoczywa obowiązek pilnowania rejestru – sąd ani syndyk nie wysyłają indywidualnych zawiadomień, więc warto monitorować KRZ pod kątem swoich kluczowych kontrahentów.
Czy brak wpisu w KRZ oznacza, że kontrahent jest wiarygodny?
Nie. KRZ ujawnia tylko ustawowe zdarzenia, czyli głównie upadłości, restrukturyzacje i umorzone egzekucje. Firma z licznymi przeterminowanymi fakturami może być w KRZ czysta. Brak wpisu to brak czerwonej flagi, a nie gwarancja wypłacalności – dlatego sprawdzaj też KRS, CEIDG i biura informacji gospodarczej.
Czym różni się KRZ od KRD?
KRZ jest rejestrem państwowym i pokazuje zdarzenia sądowo-egzekucyjne. KRD to prywatne biuro informacji gospodarczej, do którego wierzyciele wpisują bieżące zaległości płatnicze. KRZ powie ci o upadłości czy bezskutecznej egzekucji, KRD o niezapłaconych rachunkach, których w KRZ nie ma. Najlepszą ocenę ryzyka daje sprawdzenie obu źródeł naraz.
—
Krajowy Rejestr Zadłużonych to dziś podstawowe, darmowe narzędzie każdego wierzyciela B2B – najpierw do oceny ryzyka przed transakcją, potem do walki o pieniądze, gdy kontrahent upada. Jeśli chcesz, żeby ktoś monitorował KRZ za ciebie, zgłosił wierzytelność w terminie i poprowadził sprawę przez upadłość lub restrukturyzację dłużnika, skontaktuj się z nami – odzyskiwaniem należności B2B zajmujemy się w modelu success fee, czyli z wynagrodzeniem zależnym od skuteczności.
