10 mitów o windykacji, które musisz znać

Dlaczego mity o windykacji kosztują firmy pieniądze

Mity o windykacji brzmią czasem rozsądnie, lecz w praktyce opóźniają odzyskanie pieniędzy, osłabiają pozycję wierzyciela i prowadzą do błędów prawnych. Przedsiębiorca, który czeka z reakcją, rezygnuje z dostępnych narzędzi właśnie wtedy, gdy windykacja należności ma największą szansę powodzenia.

Część tych przekonań to pozostałości dawnego stanu prawnego, część bierze się z marketingu, a część ze zwykłych pomyłek powtarzanych na forach. Problem zaczyna się wtedy, gdy na ich podstawie właściciel firmy decyduje, czy wysłać wezwanie, przyjąć kolejną obietnicę zapłaty albo skierować sprawę do profesjonalnej obsługi.

Poniżej omawiamy dziesięć najczęstszych mitów o windykacji i konfrontujemy je z przepisami: Kodeksem cywilnym, Kodeksem postępowania cywilnego, ustawą o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych oraz Kodeksem karnym. Tekst dotyczy przede wszystkim relacji między firmami, czyli sytuacji, w której wierzycielem jest przedsiębiorca.

Mit 1: windykacja to ostateczność, więc lepiej jeszcze poczekać

Czekanie nie jest neutralne. Każdy kolejny tydzień bez reakcji oznacza, że wierzyciel pozostawia decyzję o terminie zapłaty dłużnikowi. Tymczasem odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, czyli stopa referencyjna NBP z 1 stycznia albo 1 lipca powiększona o 10 punktów procentowych (o 8, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy), naliczają się od dnia wymagalności bez żadnego wezwania, jeżeli wierzyciel spełnił swoje świadczenie, zgodnie z art. 4 pkt 3, art. 7 i art. 11b ustawy z 8 marca 2013 r.

Podobnie działa rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Wynosi ona 40 euro przy świadczeniu do 5000 zł, 70 euro powyżej 5000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 euro od 50 000 zł wzwyż, przeliczane po średnim kursie euro NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności, co wynika z art. 10 ust. 1. Wierzyciel niczego więc nie zyskuje, odkładając pierwsze wezwanie o miesiąc. Traci natomiast pozycję w kolejce wierzycieli dłużnika oraz czas pozostały do przedawnienia długu.

Terminy bywają krótkie. Roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach na podstawie art. 118 KC, roszczenia z umowy sprzedaży w zakresie przedsiębiorstwa po 2 latach zgodnie z art. 554 KC, a z umowy o dzieło po 2 latach według art. 646 KC. Roszczenia o wynagrodzenie z umowy zlecenia i o świadczenie usług osób trudniących się tym zawodowo przedawniają się po 2 latach, co określa art. 751 KC, natomiast roszczenia z przewozu rzeczy po roku, zgodnie z art. 792 KC.

Znaczenie ma również wybór postępowania. Do elektronicznego postępowania upominawczego można skierować tylko roszczenie wymagalne nie dłużej niż 3 lata przed pozwem, zgodnie z art. 505²⁹ᵃ KPC. Przypomnienie w dniu po terminie, wezwanie po tygodniu i zlecenie windykacji, gdy dłużnik nie reaguje, nie są ostatecznością. To zwykła obsługa należności. Jej przebieg opisujemy na stronie poświęconej windykacji polubownej.

Mit 2: windykacja zawsze niszczy relacje biznesowe

Relację biznesową niszczy brak zapłaty, a nie rzeczowa prośba o uregulowanie faktury. Profesjonalna windykacja polubowna polega na rozmowie o tym, kiedy i w jaki sposób dłużnik zapłaci. Jeżeli problem jest przejściowy, wierzyciel może zaproponować raty albo nowy termin. Nie oznacza to rezygnacji z należności, tylko uporządkowanie sposobu jej spłaty.

Kontrahent, który ma chwilowy zator, zwykle woli porozumienie z windykatorem niż nakaz zapłaty i komornika. Z kolei kontrahent, który nie płaci z zasady, i tak nie jest partnerem, którego opłaca się zatrzymywać za cenę kolejnych niezapłaconych faktur. Mity o windykacji często odwracają tu odpowiedzialność, jakby problemem było wezwanie do zapłaty, a nie niewykonanie obowiązku przez dłużnika.

Relacja cierpi naprawdę wtedy, gdy wierzyciel windykuje sam i emocjonalnie, pomija etap rozmowy i od razu składa pozew albo gdy ktoś w jego imieniu przekracza prawo. Przykładem jest straszenie dłużnika lub informowanie o długu jego kontrahentów. Takie zachowania naruszają dobra osobiste, o których mówią art. 23 i 24 KC, a wobec spółki także jej renomę, chronioną przez art. 43 KC. W efekcie zamiast zapłaty faktury może pojawić się roszczenie o zadośćuczynienie.

Mit 3: windykacja jest droga i się nie opłaca

Koszty windykacji trzeba porównywać nie z zerem, lecz z wartością faktury, której przedsiębiorca może nie odzyskać. Firma windykacyjna rozlicza się prowizją od kwoty faktycznie odzyskanej. Bez skutku nie ma prowizji. Wierzyciel ponosi wtedy tylko koszty sądowe i komornicze, jeżeli sprawa doszła do tego etapu. Wysokość prowizji zależy od kwoty oraz wieku długu, a nie od widzimisię, i jest zapisana w umowie przed rozpoczęciem działań.

Przepisy przerzucają sporą część kosztów na dłużnika. Oprócz ryczałtu 40, 70 lub 100 euro wierzyciel może dochodzić zwrotu uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności przekraczających ryczałt. Podstawą jest art. 10 ust. 2 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom. Jeżeli sprawa trafia do sądu, strona przegrywająca zwraca koszty procesu, w tym opłatę od pozwu oraz koszty zastępstwa, zgodnie z art. 98 KPC.

Opłatę egzekucyjną komornika również ściąga się od dłużnika. Wynosi ona 10% wyegzekwowanej kwoty albo 3%, gdy dłużnik w ciągu miesiąca od zawiadomienia o wszczęciu egzekucji wpłaci należność do rąk komornika lub na jego rachunek, co określa art. 27 ustawy o kosztach komorniczych. Rachunek jest prosty: nieodzyskana faktura oznacza stratę całej kwoty, a do tego VAT i podatek dochodowy już zapłacone od przychodu, którego nie było. Na tym tle prowizja od faktycznie odzyskanych pieniędzy ma zupełnie inną wagę niż sugerują mity o windykacji.

Mit 4: sam skutecznie windykuję, więc nie potrzebuję firmy

Samodzielna windykacja należności może działać przy świeżym długu i kontrahencie, który po prostu zapomniał o fakturze. Sytuacja zmienia się, gdy dłużnik unika kontaktu, kwestionuje fakturę albo ma kilku wierzycieli. Wtedy nie chodzi już o wykonanie kolejnego telefonu, lecz o konsekwentną procedurę i przygotowanie dokumentów do następnego etapu.

Taka procedura obejmuje wezwanie z prawidłowym wyliczeniem odsetek i rekompensaty, doręczenie z dowodem za pomocą listu poleconego albo e-Doręczeń, notatki z rozmów, uznanie długu na piśmie, zapowiedź wpisu do biura informacji gospodarczej w ustawowym trybie oraz gotowy komplet dowodów do postępowania nakazowego. Wierzyciel windykujący sam zwykle nie ma tego aparatu. W rezultacie sprawa trafia do sądu bez dowodu doręczenia wezwania i bez uznania długu, choć oba dokumenty można było zdobyć wcześniej.

Samodzielne działanie wiąże się też z ryzykiem prawnym. Kilkanaście telefonów dziennie i wizyty mimo sprzeciwu mogą zostać uznane za uporczywe nękanie z art. 190a § 1 KK, a groźba popełnienia przestępstwa albo użycie przemocy dla wymuszenia zapłaty to zmuszanie do zwrotu wierzytelności z art. 191 § 2 KK. Firma windykacyjna ma procedury ograniczające takie ryzyko, natomiast wierzyciel działający pod wpływem emocji często ich nie ma. Kalkulację obu sposobów postępowania przedstawiamy w tekście windykacja samodzielna czy zlecona.

Mit 5: windykatorzy to naciągacze działający poza prawem

W Polsce nie ma ustawy o zawodzie windykatora, licencji ani państwowego rejestru firm windykacyjnych. Projekt ustawy o działalności windykacyjnej z 2022 r. nie został uchwalony. Nie oznacza to jednak, że windykacja polubowna odbywa się bez żadnych reguł. To jeden z tych mitów o windykacji, które wyrastają z pomieszania braku odrębnej licencji z brakiem odpowiedzialności prawnej.

Granice wyznacza między innymi Kodeks karny. Groźby reguluje art. 190 § 1, zmuszanie do zapłaty art. 191 § 2, nękanie art. 190a § 1, a naruszenie miru domowego art. 193. Znaczenie ma również Kodeks cywilny, który chroni dobra osobiste w art. 23, 24 i 43, RODO, przewidujące zakaz ujawniania długu osobom trzecim, oraz ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jej art. 14 dotyczy rozpowszechniania nieprawdziwych informacji o firmie.

Ustawa o przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom rynkowym i nadzór Prezesa UOKiK nad metodami windykacji dotyczą wyłącznie konsumentów. W sporze między firmami przedsiębiorca korzysta więc z Kodeksu karnego oraz sądu cywilnego. UOKiK ma w obrocie między firmami inną rolę: ściga nadmierne opóźnianie się ze spełnianiem świadczeń pieniężnych (rozdział 2a ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) i nakłada kary na dłużników z zaległościami przekraczającymi 2 mln zł w ciągu trzech miesięcy, a poszkodowany przedsiębiorca może złożyć w tej sprawie zawiadomienie (art. 13c).

Branżowy standard stanowią Zasady Dobrych Praktyk Związku Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce. Jest to dobrowolna samoregulacja, która między innymi wyklucza kontakt w porze nocnej i w dni wolne. Żaden przepis nie wyznacza jednak windykatorowi sztywnych godzin 22:00–6:00. Takie ramy odnoszą się do komornika, który wykonuje czynności poza kancelarią w dni robocze od 7:00 do 21:00, zgodnie z art. 810 KPC.

Gdy windykator łamie prawo, właściwa droga zależy od rodzaju naruszenia. W przypadku przestępstw z Kodeksu karnego są to Policja albo prokuratura, przy naruszeniu danych osobowych Prezes UODO, a przy naruszeniu dóbr osobistych sąd cywilny. Rzecznik Praw Obywatelskich zajmuje się organami władzy publicznej, nie sporami między firmami. Granice legalnych działań omawiamy szerzej w tekście o RODO i etyce w windykacji.

Mit 6: windykacja zawsze kończy się w sądzie

Sąd jest jednym z możliwych etapów, a nie celem windykacji. Postępowanie zaczyna się od wezwania, rozmów i negocjacji. Do pozwu dochodzi wtedy, gdy dłużnik milczy, kwestionuje dług albo nie dotrzymuje zawartego porozumienia. Windykacja polubowna daje mu możliwość dobrowolnej zapłaty, lecz nie pozostawia wierzyciela bez przygotowania na brak współpracy.

Etap polubowny ma bowiem również drugą funkcję: pozwala zebrać dowody na potrzeby procesu. Wezwanie do zapłaty razem z pisemnym uznaniem długu albo podpisanym porozumieniem ratalnym, a w transakcjach handlowych umowa z dowodem wykonania świadczenia i doręczenia faktury, otwierają drogę do postępowania nakazowego na podstawie art. 485 § 1 pkt 3 i § 2¹ KPC. Sąd wydaje w nim nakaz bez rozprawy, a opłata od pozwu wynosi czwartą część opłaty zwykłej, zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

Jeżeli sprawa musi trafić do sądu, nie oznacza to automatycznie lat procesu. Elektroniczne postępowanie upominawcze, regulowane przez art. 505²⁸ i następne KPC, toczy się bez rozprawy i bez załączania dowodów. Nakaz z e-sądu po uprawomocnieniu otrzymuje klauzulę wykonalności z urzędu. Po sprzeciwie dłużnika sąd umarza postępowanie, a wierzyciel ma trzy miesiące na pozew w zwykłym trybie z zachowaniem skutków pierwotnej daty.

Z perspektywy wierzyciela ważniejsze od pytania, czy będzie sąd, jest ustalenie, czy ma dokumenty, które sąd uzna bez rozprawy. Mity o windykacji przesuwają uwagę na sam pozew, choć o wyniku często decyduje to, co przedsiębiorca zrobił i udokumentował wcześniej.

Mit 7: małego długu nie warto windykować

Windykacja małych długów bywa uznawana za nieopłacalną, lecz właśnie przy małych kwotach prawo pomaga wierzycielowi najbardziej. Rekompensata 40 euro przysługuje przy każdej fakturze do 5000 zł od pierwszego dnia opóźnienia i pokrywa koszt wezwania. Nie zależy więc od tego, czy sama zaległość wydaje się przedsiębiorcy dostatecznie wysoka, aby rozpocząć działania.

Opłata od pozwu przy wartości sporu do 500 zł wynosi 30 zł, do 1500 zł wynosi 100 zł, a do 4000 zł wynosi 200 zł, zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych. W EPU i postępowaniu nakazowym pobiera się czwartą część tych kwot, nie mniej jednak niż 30 zł. Takie zasady pozwalają dochodzić mniejszych należności bez tworzenia kosztów nieproporcjonalnych do wartości sporu.

Znaczenie może mieć także wpis do BIG. Dłużnika, który zalega na co najmniej 500 zł od co najmniej 30 dni, można po miesiącu od wysłania listem poleconym wezwania z ostrzeżeniem wpisać do biura informacji gospodarczej, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Dla firmy wpis w KRD czy BIG InfoMonitor bywa dotkliwszy niż sama kwota długu.

Kontrahent, który raz nie zapłacił 2000 zł bez konsekwencji, następnym razem może nie zapłacić większej faktury. Granicą opłacalności nie jest sama kwota, lecz dokumentacja. Faktura, dowód wykonania usługi oraz wezwanie z potwierdzeniem doręczenia wystarczą, aby poprowadzić sprawę do końca bez nieproporcjonalnych kosztów.

Mit 8: dłużnik i tak nie zapłaci, bo nie ma pieniędzy

Deklaracja „nie mam pieniędzy” często oznacza w praktyce „nie mam pieniędzy dla ciebie”. Firma, która nie płaci jednemu dostawcy, zwykle reguluje zobowiązania wobec tych, którzy upominają się najskuteczniej. Windykacja należności ustawia wierzyciela na początku tej kolejki. Porozumienie ratalne z uznaniem długu zmienia natomiast roszczenie w harmonogram, którego nie da się zbyć.

Słowa dłużnika można skonfrontować z dostępnymi informacjami. Wywiad gospodarczy weryfikuje sprawozdania w KRS, status w CEIDG i na białej liście VAT, wpisy w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, księgi wieczyste oraz inne zaległości w biurach informacji gospodarczej. Dopiero zestawienie tych danych pozwala ocenić, czy brak pieniędzy jest rzeczywistym stanem, czy argumentem służącym odsuwaniu płatności.

Jeżeli majątku rzeczywiście brakuje, nadal można uzyskać tytuł wykonawczy. Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem przedawnia się dopiero po 6 latach na podstawie art. 125 § 1 KC (odsetki za okres po orzeczeniu po 3 latach), a każde wszczęcie egzekucji przerywa ten bieg. Egzekucję można więc wszcząć albo wznowić, gdy dłużnik dostanie zapłatę od swojego klienta, sprzeda majątek lub zacznie zarabiać.

Postanowienie komornika o bezskuteczności egzekucji również ma znaczenie. Otwiera drogę do pozwania członków zarządu spółki z o.o. na podstawie art. 299 KSH, a także do zaliczenia wierzytelności do kosztów podatkowych. Brak majątku w danym momencie nie oznacza zatem, że wierzyciel nie ma już żadnej drogi działania.

Mit 9: przedawniony dług nie podlega windykacji

Przedawnienie długu nie powoduje jego wygaśnięcia, lecz zmienia zakres ochrony. Wobec dłużnika będącego przedsiębiorcą sąd oddali powództwo, jeżeli dłużnik podniesie zarzut przedawnienia, zgodnie z art. 117 § 2 KC. Wobec konsumenta sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu na podstawie art. 117 § 2¹ KC.

Windykacja polubowna przedawnionego roszczenia między firmami jest legalna. Wierzyciel może wysłać wezwanie, prowadzić rozmowy i negocjować. Dobrowolna zapłata pozostaje skuteczna i nie podlega zwrotowi, co wynika z art. 411 pkt 3 KC. Nie wolno natomiast wprowadzać dłużnika w błąd co do stanu prawnego ani grozić działaniami, których nie da się wykonać.

Najczęstszy błąd pojawia się przy uznaniu długu po upływie terminu. Uznanie albo wpłata złożone już po przedawnieniu niczego nie „przerywają”, ponieważ nie ma wtedy biegu, który można przerwać. Art. 123 § 1 pkt 2 KC działa tylko przed upływem terminu. Po przedawnieniu dłużnik może co najwyżej zrzec się zarzutu przedawnienia na podstawie art. 117 § 2 KC, także w sposób dorozumiany, ale sądy wymagają, aby taka wola wynikała niewątpliwie z oświadczenia lub okoliczności.

Dlatego uznanie długu trzeba uzyskać przed upływem terminu, a samo przedawnienie długu liczyć ostrożnie. Koniec terminu dwuletniego i dłuższego przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego zgodnie z art. 118 KC, ale dla wielu umów termin wynosi 2 lata, a nie 3, a roczny termin przy przewozie liczy się co do dnia. Sposób liczenia terminów w konkretnych umowach opisujemy w poradniku o przedawnieniu roszczeń.

Mit 10: windykacja działa tylko na firmy, osoby fizycznej nie da się ruszyć

Dłużnikiem może być osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, były wspólnik, najemca albo klient indywidualny. Osoba fizyczna odpowiada za dług całym majątkiem, także prywatnym. Komornik może zająć jej rachunek bankowy, ruchomości, nieruchomość oraz wynagrodzenie do połowy pensji, z kwotą wolną równą minimalnemu wynagrodzeniu netto, zgodnie z art. 87 § 3 i art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy; na rachunku bankowym wolne od zajęcia jest co miesiąc 75% minimalnego wynagrodzenia (art. 54 Prawa bankowego).

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność jest w windykacji traktowany jak każda firma. Dotyczy to odsetek w transakcjach handlowych, rekompensaty oraz wpisu do BIG od 500 zł. Sam fakt, że działalność prowadzi osoba fizyczna, nie odbiera wierzycielowi narzędzi stosowanych w relacjach B2B.

Gdy dłużnikiem jest konsument, zasady są inne. Roszczenie przedsiębiorcy wobec konsumenta przedawnia się po 3 latach albo po 2 przy sprzedaży, a sąd bada przedawnienie z urzędu. Wpis do biura informacji gospodarczej jest możliwy od 200 zł zaległości zgodnie z art. 14 ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych.

Wobec konsumenta zakazane są również nieuczciwe praktyki rynkowe, w tym agresywne naciski, nadzorowane przez Prezesa UOKiK. Odsetki za opóźnienie oblicza się według Kodeksu cywilnego, na podstawie art. 481 KC, bez rekompensaty 40 euro. Windykacja konsumenta jest więc legalna i skuteczna, ale wymaga innego wezwania oraz innej kalkulacji niż windykacja firmy.

Co z tych mitów wynika dla wierzyciela

Wspólny mianownik dziesięciu mitów o windykacji jest prosty: wierzyciel traci, kiedy zwleka, a zwiększa swoje możliwości, kiedy ma dokumenty. Odsetki i rekompensata należą się od pierwszego dnia, przedawnienie biegnie od terminu płatności, a każdy miesiąc bez wezwania jest miesiącem, w którym dłużnik może zapłacić komuś innemu.

Firma windykacyjna nie ma magicznych uprawnień, ma procedurę. Składają się na nią wezwanie z dowodem doręczenia, uznanie długu, wpis do BIG w ustawowym trybie, nakaz zapłaty bez rozprawy oraz egzekucja z tytułem, z którego roszczenie przedawnia się dopiero po 6 latach. Siła takiego działania nie wynika z liczby telefonów, ale z właściwej kolejności czynności i dokumentów przygotowanych na każdy kolejny etap.

Jeżeli zator u kontrahenta jest przejściowy, a wierzyciel potrzebuje gotówki natychmiast, alternatywę stanowi finansowanie faktur. Różnice między tym rozwiązaniem a odzyskiwaniem przeterminowanych należności wyjaśniamy w tekście faktoring a windykacja.

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy zacząć windykację niezapłaconej faktury?

Od razu po terminie płatności. Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata 40, 70 lub 100 euro należą się od pierwszego dnia bez wezwania, a terminy przedawnienia w obrocie między firmami wynoszą 3 lata, przy sprzedaży, dziele i zleceniu 2 lata, przy przewozie rok.

Czy windykacja się opłaca przy małym długu?

Tak. Rekompensata 40 euro pokrywa koszt wezwania, opłata od pozwu do 500 zł wynosi 30 zł, a w EPU i postępowaniu nakazowym czwartą część opłaty, nie mniej niż 30 zł. Dłużnika z zaległością od 500 zł można po wezwaniu wpisać do biura informacji gospodarczej.

Czy firma windykacyjna jest nadzorowana przez UOKiK?

Metod windykacji wobec firm UOKiK nie nadzoruje; w obrocie między przedsiębiorcami ściga jedynie nadmierne opóźnianie płatności (zatory). Windykację między firmami ograniczają Kodeks karny (groźby, nękanie, mir domowy), Kodeks cywilny (dobra osobiste), RODO i ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Licencji ani ustawy o zawodzie windykatora w Polsce nie ma.

Czy można windykować przedawniony dług?

Polubownie tak, bo przedawnienie nie wygasza długu. W sądzie dłużnik-przedsiębiorca może podnieść zarzut przedawnienia, a wobec konsumenta sąd uwzględnia je z urzędu. Uznanie długu lub wpłata po upływie terminu nie przywracają biegu przedawnienia.

Ile lat jest ważny tytuł wykonawczy?

Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu przedawnia się po 6 latach (art. 125 § 1 KC), a nie po 10. W tym czasie egzekucję można wszcząć albo wznowić, gdy u dłużnika pojawi się majątek.

Czy dłużnik pokrywa koszty windykacji?

W dużej części tak. Oprócz ryczałtu 40, 70 lub 100 euro wierzyciel może żądać zwrotu uzasadnionych kosztów odzyskiwania należności ponad ryczałt, sąd zasądza od przegrywającego koszty procesu, a opłatę egzekucyjną komornik ściąga od dłużnika.