Jak działa firma windykacyjna: proces krok po kroku

Czym zajmuje się firma windykacyjna i na jakiej podstawie działa

Jak działa firma windykacyjna, gdy przedsiębiorca nie otrzymał zapłaty za fakturę? Odzyskuje należność w imieniu wierzyciela: kontaktuje się z dłużnikiem, negocjuje spłatę, przygotowuje sprawę do sądu i egzekucji, a gdy sytuacja tego wymaga, prowadzi windykację terenową.

Podstawą działania jest umowa z wierzycielem, czyli zlecenie albo umowa o świadczenie usług, zgodnie z art. 734 i 750 Kodeksu cywilnego, oraz pełnomocnictwo do kontaktu z dłużnikiem i prowadzenia negocjacji. W Polsce nie ma „ustawy o windykacji” ani licencji dla windykatorów. Windykacja polubowna pozostaje zwykłą działalnością gospodarczą, której granice wyznaczają Kodeks cywilny, Kodeks karny i RODO. Czym w ogóle jest windykacja, wyjaśniamy w przewodniku o windykacji.

Zakres usług może obejmować windykację polubowną, windykację terenową, przygotowanie sprawy sądowej i egzekucji, a także wsparcie przy postępowaniu karnym, jeśli dłużnik dopuścił się oszustwa. Różnice między poszczególnymi drogami przedstawiamy w artykule o rodzajach windykacji. Poniżej pokazujemy, jak działa firma windykacyjna od zgłoszenia sprawy aż do jej rozliczenia, wraz z przepisami, kosztami i pułapkami, o których wierzyciel często dowiaduje się zbyt późno.

Etap 1: zgłoszenie sprawy i bezpłatna analiza

Zlecenie windykacji rozpoczyna się od zgłoszenia sprawy telefonicznie, mailem albo przez formularz na stronie. Doradca pyta o dane dłużnika, czyli nazwę, NIP, adres i formę prawną, a także o kwotę oraz podstawę roszczenia, taką jak faktura, umowa lub zamówienie. Potrzebuje również informacji o terminie płatności, wieku długu, dotychczasowych wezwaniach oraz dokumentach znajdujących się w posiadaniu wierzyciela.

Na tej podstawie firma ocenia szanse odzyskania pieniędzy i proponuje odpowiednią drogę: polubowną, terenową, sądową albo połączenie tych działań. Rzetelna firma mówi wprost, kiedy sprawa jest słaba, na przykład dlatego, że dłużnik znajduje się w upadłości, roszczenie jest przedawnione albo brakuje dowodu wykonania usługi. Analiza jest bezpłatna, ponieważ firma rozlicza się prowizją od odzyskanej kwoty i sama nie ma interesu w przyjmowaniu spraw, które nie rokują powodzenia.

Etap 2: umowa, pełnomocnictwo i dokumenty

Umowa z firmą windykacyjną określa strony, opis wierzytelności, w tym kwotę główną, odsetki i rekompensatę, zakres działań polubownych, terenowych oraz związanych z przygotowaniem sprawy sądowej, a także wynagrodzenie, czas trwania współpracy i zasady przetwarzania danych dłużnika zgodnie z RODO.

Model „no cure, no pay” oznacza, że prowizja jest liczona wyłącznie od kwoty faktycznie odzyskanej. Jej wysokość zależy od wieku i kwoty długu oraz od etapu, na którym pieniądze wrócą do wierzyciela. Koszty sądowe i komornicze są odrębne od prowizji. Wykłada je wierzyciel, a sąd i komornik ściągają je następnie od dłużnika.

Razem z umową wierzyciel podpisuje pełnomocnictwo do działań windykacyjnych. Do prowadzenia rozmów i negocjacji wystarcza pełnomocnictwo ogólne. Zawarcie ugody, przyjęcie zapłaty czy złożenie wniosku o wpis do biura informacji gospodarczej wymaga natomiast pełnomocnictwa rodzajowego lub szczególnego.

O sile sprawy decydują dokumenty. Pierwszym z nich jest faktura. Od 2026 r. faktury między firmami wystawia się w Krajowym Systemie e-Faktur (od 1 lutego 2026 r. u największych podatników, od 1 kwietnia 2026 r. u pozostałych), a fakturę uznaje się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF, co zamyka dłużnikowi drogę do zarzutu „nie otrzymałem faktury”. Potrzebne są również umowa lub zamówienie, dowód dostawy towaru albo wykonania usługi, taki jak WZ, protokół odbioru lub potwierdzenie przewoźnika, korespondencja z dłużnikiem, w tym maile i wiadomości z prośbą o przesunięcie terminu, oraz dotychczasowe wezwania wraz z dowodami doręczenia.

Prośba o odroczenie płatności jest szczególnie cenna. Stanowi uznanie długu, które przerywa bieg przedawnienia, zgodnie z art. 123 § 1 pkt 2 KC.

Etap 3: weryfikacja dłużnika i jego majątku

Zanim nastąpi pierwszy kontakt, firma sprawdza, z kim ma do czynienia. Źródła są jawne i dostępne dla każdego przedsiębiorcy. Różnica polega na tym, że firma windykacyjna przegląda je codziennie i wie, jakich informacji szukać.

W Krajowym Rejestrze Sądowym sprawdza skład zarządu, sprawozdania finansowe, zmiany siedziby i wzmianki o postępowaniach. CEIDG pozwala ustalić status działalności, jej zawieszenie lub zakończenie. Biała lista VAT pokazuje status podatnika i rachunki bankowe, co ma znaczenie przy późniejszej egzekucji. Biura informacji gospodarczej, czyli KRD, ERIF, BIG InfoMonitor i KBIG, dostarczają informacji o innych zaległościach.

Znaczenie ma również Krajowy Rejestr Zadłużonych, prowadzony przez Ministerstwo Sprawiedliwości od 1 grudnia 2021 r., w którym ujawniane są upadłości, restrukturyzacje i egzekucje umorzone jako bezskuteczne. Elektroniczne księgi wieczyste pozwalają sprawdzić nieruchomości i hipoteki. Firma analizuje ponadto Monitor Sądowy i Gospodarczy oraz Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych.

Są też informacje, których firma windykacyjna nie może samodzielnie uzyskać. Nie ma bezpośredniego dostępu do CEPiK, który mają organy państwa, sądy i komornicy (art. 80c ustawy Prawo o ruchu drogowym); wierzyciel wykazujący interes prawny może wystąpić o dane pojazdu dłużnika do organu prowadzącego ewidencję (art. 80cd). Firma nie pozna również sald rachunków bankowych. Dane te pozyskuje komornik w toku egzekucji.

Wywiad kończy się oceną, czy dłużnik ma z czego zapłacić, czy konieczne jest natychmiastowe działanie, ponieważ wyprzedaje majątek, zmienia zarząd albo składa wniosek o restrukturyzację, oraz czy sprawa nadaje się do postępowania nakazowego.

Etap 4: windykacja polubowna

Pierwszym formalnym krokiem jest wezwanie do zapłaty wysłane w imieniu wierzyciela. Zawiera ono dokładne wyliczenie należności: kwotę główną, odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności, a także zapowiedź dalszych kroków.

Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych odpowiadają stopie referencyjnej NBP powiększonej o 10 punktów procentowych (8 punktów, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy), ustalanej według stopy z 1 stycznia na pierwsze i z 1 lipca na drugie półrocze, zgodnie z art. 4 pkt 3, art. 7 i art. 11b ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Rekompensata wynosi 40, 70 albo 100 euro, zależnie od kwoty, i przysługuje od pierwszego dnia po terminie płatności, bez wezwania, na podstawie art. 10 ust. 1 tej ustawy. Jeżeli koszty windykacji przekraczają ryczałt, wierzyciel może dochodzić od dłużnika także ich zwrotu w uzasadnionej wysokości, zgodnie z art. 10 ust. 2.

Wezwanie wysyła się listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo przez kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do e-Doręczeń dłużnika, co daje dowód nadania i odbioru. Spółki z KRS zarejestrowane przed 2025 r. mają obowiązkowy adres do doręczeń elektronicznych od 1 kwietnia 2025 r., przedsiębiorcy z CEIDG od 1 października 2026 r., a podmioty rejestrowane od 2025 r. od chwili wpisu.

Równocześnie windykator dzwoni do dłużnika i ustala, czy kwestionuje on dług, jaka jest przyczyna zwłoki oraz czy i kiedy może zapłacić. Rozmowa musi być rzeczowa, bez gróźb i nacisku na osoby trzecie. Zmuszanie do zapłaty groźbą jest przestępstwem z art. 191 § 2 Kodeksu karnego, natomiast uporczywe nękanie podlega art. 190a KK.

Każdą rozmowę windykator dokumentuje notatką. Deklaracje dłużnika, takie jak „zapłacę do końca miesiąca” albo „proszę o rozłożenie na raty”, stanowią bowiem uznanie długu.

Jeżeli dłużnik chce płacić, lecz nie może uregulować całej należności od razu, firma negocjuje porozumienie. Może ono przewidywać jednorazową spłatę w nowym terminie, raty z wyższą pierwszą wpłatą, a rzadziej częściowe umorzenie odsetek w zamian za szybką zapłatę całej kwoty głównej.

Dobre porozumienie zawiera uznanie długu co do kwoty, harmonogram, zastrzeżenie natychmiastowej wymagalności całej pozostałej należności przy opóźnieniu którejkolwiek raty oraz zabezpieczenie. Może nim być weksel, poręczenie albo oświadczenie dłużnika o dobrowolnym poddaniu się egzekucji w akcie notarialnym, zgodnie z art. 777 § 1 pkt 4 i 5 Kodeksu postępowania cywilnego. Takie oświadczenie pozwala pominąć proces i po nadaniu klauzuli skierować sprawę bezpośrednio do komornika.

Na tym etapie firma może również, po upływie ustawowych terminów, przekazać dane dłużnika do biura informacji gospodarczej. Warunkiem jest dług co najmniej 500 zł, wymagalny od co najmniej 30 dni, oraz upływ miesiąca od wysłania listem poleconym albo doręczenia do rąk własnych lub na adres do doręczeń elektronicznych wezwania z ostrzeżeniem o wpisie, wskazującego nazwę i adres biura, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Dla wielu firm wpis w BIG oznacza problemy z leasingiem, kredytem i kontrahentami, dlatego już sama zapowiedź wpisu często kończy sprawę.

Etap 5: windykacja terenowa, gdy dłużnik unika kontaktu

Jeśli dłużnik nie odbiera telefonów i nie odpowiada na pisma, windykator jedzie do niego osobiście. Windykacja terenowa dostarcza informacji, których nie można uzyskać przez telefon. Pozwala sprawdzić, czy firma rzeczywiście działa pod wskazanym adresem, czy magazyn jest pełny, czy pracownicy wykonują swoje obowiązki, a także porozmawiać twarzą w twarz z osobą decyzyjną.

Podczas wizyty windykator wręcza wezwanie za potwierdzeniem odbioru, negocjuje, spisuje uznanie długu lub porozumienie i sporządza protokół. Nie może jednak wejść do lokalu bez zgody i musi wyjść na żądanie, zgodnie z art. 193 KK. Nie może także zabierać ani zajmować rzeczy, ponieważ jest to wyłączne uprawnienie komornika.

Windykator nie grozi niczym poza legalnymi krokami i nie rozmawia o zadłużeniu z pracownikami, sąsiadami ani rodziną dłużnika. Gotówkę może przyjąć wyłącznie wtedy, gdy ma pełnomocnictwo do odbioru świadczenia. Musi wystawić pokwitowanie, a wartość całej transakcji, bez względu na liczbę płatności, nie może przekraczać 15 000 zł (art. 19 Prawa przedsiębiorców). Standardem pozostaje przelew na rachunek wierzyciela.

Etap 6: pilnowanie spłaty

Po zawarciu porozumienia firma prowadzi ewidencję wpłat, przypomina dłużnikowi o ratach przed terminem i reaguje tego samego dnia, jeśli należność nie wpłynie. Każdą wpłatę wierzyciel może zaliczyć zgodnie z art. 451 KC najpierw na zaległe odsetki i koszty, a dopiero potem na należność główną; to jego uprawnienie, które wykonuje oświadczeniem, najlepiej na pokwitowaniu.

Jeżeli dłużnik przestanie płacić, porozumienie zawierające klauzulę natychmiastowej wymagalności pozwala od razu dochodzić całej pozostałej kwoty. Uznanie długu zapisane w porozumieniu otwiera natomiast drogę do postępowania nakazowego.

Etap 7: windykacja sądowa

Kiedy windykacja polubowna nie przynosi efektu, sprawa trafia do sądu. Firma windykacyjna nie może reprezentować wierzyciela jako pełnomocnik procesowy, ponieważ katalog pełnomocników z art. 87 KPC jest zamknięty: adwokat, radca prawny, pracownik strony (§ 2) oraz osoba w stałym stosunku zlecenia obejmującym przedmiot sprawy (§ 1), przy czym według orzecznictwa Sądu Najwyższego zlecenie windykacji takim stosunkiem nie jest, a udział niewłaściwego pełnomocnika grozi nieważnością postępowania.

W praktyce pozew składa współpracujący z firmą radca prawny lub adwokat. Firma przygotowuje materiał dowodowy, wyliczenia i obsługę korespondencji. Wierzyciel może również wystąpić do sądu sam, bez pełnomocnika.

Tryb postępowania zależy od posiadanych dokumentów. Elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli e-sąd w Lublinie, prowadzone na podstawie art. 505²⁸ i następne KPC, jest najszybsze i najtańsze oraz nie wymaga załączania dowodów. Roszczenie nie może być jednak wymagalne dłużej niż trzy lata przed wniesieniem pozwu, zgodnie z art. 505²⁹ᵃ KPC.

Postępowanie nakazowe z art. 485 KPC jest możliwe, gdy wierzyciel ma wezwanie do zapłaty wraz z pisemnym uznaniem długu, zaakceptowany rachunek, weksel albo, przy roszczeniu z transakcji handlowej, umowę, dowód spełnienia własnego świadczenia i dowód doręczenia dłużnikowi faktury (art. 485 § 2¹ KPC). Nakaz nakazowy jest od razu tytułem zabezpieczenia na podstawie art. 492 § 1 KPC.

Spory między przedsiębiorcami rozpoznaje się w postępowaniu w sprawach gospodarczych, zgodnie z art. 458¹ i następne KPC. Obowiązuje w nim ostra prekluzja dowodowa, dlatego twierdzenia i dowody trzeba powołać już w pozwie, a sąd preferuje dowody z dokumentów. Dobór właściwego rozwiązania opisujemy szerzej w tekście monit, wezwanie, pozew.

Koszty początkowo wykłada wierzyciel, lecz po wygranej sąd zasądza ich zwrot od dłużnika na podstawie art. 98 KPC. Przy wartości przedmiotu sporu do 20 000 zł opłata od pozwu jest stała. Wynosi od 30 zł przy wartości do 500 zł, przez 100 zł przy wartości 500 do 1500 zł, 200 zł przy wartości 1500 do 4000 zł, 400 zł przy wartości 4000 do 7500 zł, 500 zł przy wartości 7500 do 10 000 zł, 750 zł przy wartości 10 000 do 15 000 zł, do 1000 zł przy wartości 15 000 do 20 000 zł. Powyżej 20 000 zł opłata stosunkowa wynosi 5% wartości sporu, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 ustawy z 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

W postępowaniu nakazowym i w EPU pobiera się czwartą część tej opłaty, nie mniej niż 30 zł (art. 19 ust. 2 pkt 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1). Koszty zastępstwa procesowego sąd przyznaje według stawek minimalnych z rozporządzeń Ministra Sprawiedliwości z 22 października 2015 r. W procesie zwykłym wynoszą one 900 zł przy wartości sporu od 1500 do 5000 zł, 1800 zł do 10 000 zł, 3600 zł do 50 000 zł, 5400 zł do 200 000 zł oraz 10 800 zł do 2 000 000 zł; gdy sprawa kończy się nakazem zapłaty bez sprzeciwu lub zarzutów, stawki są niższe, od 600 zł do 7200 zł w tych samych przedziałach.

Etap 8: klauzula wykonalności i egzekucja komornicza

Prawomocny nakaz zapłaty albo wyrok jest dopiero tytułem egzekucyjnym, zgodnie z art. 777 § 1 KPC. Komornik może działać na podstawie tytułu wykonawczego, czyli tytułu egzekucyjnego opatrzonego przez sąd klauzulą wykonalności, o której mówi art. 776 KPC. O nadanie klauzuli trzeba złożyć wniosek. Przy nakazie z EPU sąd nadaje ją z urzędu. Sposób złożenia wniosku i czas oczekiwania opisujemy w tekście o klauzuli wykonalności.

Po uzyskaniu tytułu wykonawczego firma przygotowuje wniosek egzekucyjny i wskazuje komornika. Wierzyciel może wybrać komornika na obszarze właściwości sądu apelacyjnego, w którym leży siedziba komornika właściwego według Kodeksu postępowania cywilnego; wyjątkiem jest egzekucja z nieruchomości, którą prowadzi komornik właściwy miejscowo (art. 10 ustawy z 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych). Wybrany komornik odmawia przyjęcia sprawy spoza swojego rewiru, gdy ma zaległości w egzekucjach przekraczające sześć miesięcy albo zbyt wiele spraw w roku.

We wniosku wskazuje się znane składniki majątku. Komornik sam ustala jednak rachunki bankowe przez system OGNIVO, pojazdy w CEPiK oraz pracodawcę i płatnika składek w ZUS. Na wniosek wierzyciela może także wezwać dłużnika do złożenia wykazu majątku.

W przypadku dłużnika będącego firmą egzekucję można prowadzić z rachunków bankowych na podstawie art. 889 KPC, z wierzytelności, czyli należności przysługujących dłużnikowi od jego własnych kontrahentów, zgodnie z art. 895 KPC, a także z ruchomości, takich jak towar, maszyny i pojazdy, na podstawie art. 844 i następne KPC. Egzekucja może objąć również udziały w spółkach i inne prawa majątkowe, zgodnie z art. 909 i następne KPC, oraz nieruchomości na podstawie art. 921 i następne KPC.

Egzekucja z nieruchomości rozpoczyna się od wezwania do zapłaty i wpisu ostrzeżenia o wszczęciu egzekucji w dziale III księgi wieczystej, zgodnie z art. 924 KPC. Następnie przeprowadza się opis i oszacowanie, a na końcu licytację na podstawie art. 952 i następne KPC.

Hipoteki przymusowej nie wpisuje komornik. Wierzyciel posiadający tytuł wykonawczy sam składa wniosek do sądu wieczystoksięgowego, zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o księgach wieczystych i hipotece. Pozwala to zabezpieczyć dług na nieruchomości jeszcze przed egzekucją.

Zajęcie wynagrodzenia dotyczy dłużnika będącego osobą fizyczną: pensji z etatu i innych powtarzających się świadczeń zapewniających utrzymanie, na przykład regularnego wynagrodzenia ze zlecenia (art. 833 KPC). Może objąć do połowy wynagrodzenia, przy zachowaniu kwoty wolnej równej minimalnemu wynagrodzeniu netto, zgodnie z art. 87 § 3 i art. 87¹ § 1 Kodeksu pracy. Spółek to nie dotyczy.

Koszty egzekucji określa ustawa z 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych. Opłata egzekucyjna wynosi 10% wyegzekwowanej kwoty na podstawie art. 27 ust. 1 i obciąża dłużnika. Jeśli dłużnik w ciągu miesiąca od zawiadomienia o wszczęciu egzekucji wpłaci należność do rąk komornika lub na jego rachunek, opłata spada do 3%, zgodnie z art. 27 ust. 2. Wierzyciel wpłaca natomiast zaliczki na wydatki, między innymi korespondencję, dojazdy i biegłego.

Jeżeli egzekucja okaże się bezskuteczna i zostanie umorzona, komornik pobiera od wierzyciela opłatę 150 zł (art. 29 ust. 4); nie dotyczy to jednak wierzycieli, których przedmiotem działalności nie jest działalność finansowa ani ubezpieczeniowa (art. 29 ust. 5), więc zwykła firma handlowa czy usługowa tej opłaty nie płaci. Postanowienie o umorzeniu wydane zgodnie z art. 824 § 1 pkt 3 KPC pozwala zaliczyć wierzytelność do kosztów podatkowych, złożyć wniosek o wyjawienie majątku na podstawie art. 913 KPC, a przy spółce z o.o. pozwać członków zarządu za zobowiązania spółki zgodnie z art. 299 Kodeksu spółek handlowych.

Etap 9: postępowanie karne, gdy dłużnik oszukał

Jeżeli dłużnik zamawiał towar lub usługę, wiedząc, że nie zapłaci, może odpowiadać za oszustwo z art. 286 § 1 KK, ścigane z urzędu. Jeśli w obliczu niewypłacalności usuwa, ukrywa, zbywa lub obciąża majątek, aby udaremnić zaspokojenie wierzyciela, odpowiada z art. 300 § 1 KK. Gdy dotyczy to majątku zajętego albo zagrożonego zajęciem, zastosowanie ma art. 300 § 2 KK. Czyn z art. 300 § 1 jest ścigany na wniosek pokrzywdzonego, zgodnie z art. 300 § 4 KK. Przenoszenie majątku na nowo utworzoną spółkę przez dłużnika mającego kilku wierzycieli stanowi odrębne przestępstwo z art. 301 KK.

Firma windykacyjna przygotowuje zawiadomienie i porządkuje dowody. Pełnomocnikiem pokrzywdzonego w postępowaniu karnym może być jednak wyłącznie adwokat, radca prawny albo radca Prokuratorii Generalnej, zgodnie z art. 87 § 1 i art. 88 Kodeksu postępowania karnego. W wyroku sąd może orzec obowiązek naprawienia szkody na podstawie art. 46 KK, co daje wierzycielowi tytuł egzekucyjny bez osobnego procesu cywilnego.

Zawiadomienia nie wolno wykorzystywać jako narzędzia nacisku. Zapowiedź postępowania karnego nie jest groźbą bezprawną, jeżeli służy ochronie prawa naruszonego przestępstwem, na przykład odzyskaniu zapłaty za wyłudzony towar (art. 115 § 12 KK). Staje się nią, gdy wierzyciel straszy prokuraturą, by wymusić zapłatę, która z przestępstwem nie ma związku, co grozi odpowiedzialnością za zmuszanie z art. 191 § 2 KK. Zawiadomienie składa się wtedy, gdy istnieją ku temu podstawy.

Etap 10: rozliczenie i co dalej, gdy pieniędzy nie udało się odzyskać

Po otrzymaniu wpłaty firma weryfikuje jej wysokość, uwzględniając należność główną, odsetki, rekompensatę i koszty. Następnie przelewa wierzycielowi odzyskane środki pomniejszone o prowizję, wystawia fakturę i przekazuje rozliczenie wraz z historią działań. Jeśli pieniądze wpływają bezpośrednio na rachunek wierzyciela, rozliczana jest tylko prowizja.

Brak majątku dłużnika nie oznacza, że fakturę trzeba wyrzucić do kosza. Nieściągalną wierzytelność można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli nieściągalność została udokumentowana postanowieniem komornika o bezskuteczności egzekucji albo postanowieniem sądu upadłościowego. Podstawę stanowią art. 16 ust. 1 pkt 25 i ust. 2 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 20 i ust. 2 ustawy o PIT.

Podatek VAT z niezapłaconej faktury można odzyskać przez ulgę na złe długi po 90 dniach od terminu płatności, zgodnie z art. 89a ustawy o VAT. Wierzytelność można również sprzedać albo monitorować dłużnika w KRZ i rejestrach. Roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem przedawnia się po 6 latach (art. 125 § 1 KC), a każde wszczęcie egzekucji przerywa ten bieg, więc egzekucję można wznowić, gdy pojawi się majątek; odsetki za okres po uprawomocnieniu przedawniają się po 3 latach.

Ile trwa cały proces

Czas postępowania zależy od dłużnika i wybranej drogi, a nie od firmy windykacyjnej. Etap polubowny trwa zwykle kilka tygodni i obejmuje wezwanie, telefony, negocjacje, a w razie potrzeby wizytę terenową.

W EPU nakaz zapłaty zapada bez rozprawy, często w ciągu kilku tygodni od złożenia pozwu. Po sprzeciwie dłużnika nakaz traci moc, sąd umarza postępowanie, a wierzyciel ma trzy miesiące na wniesienie pozwu w zwykłym trybie z zachowaniem skutków pierwotnej daty (art. 505³⁶ i 505³⁷ KPC). Proces gospodarczy wymagający rozpraw liczy się w miesiącach. Egzekucja z rachunku bankowego może zakończyć się szybko, podczas gdy egzekucja z nieruchomości trwa wiele miesięcy. Kolejność działań ma więc znaczenie. Im wcześniej sprawa trafi do windykacji, tym większa jest szansa, że zakończy się na etapie polubownym.

Przedawnienie: kiedy zgłosić sprawę

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach na podstawie art. 118 KC. Wiele roszczeń handlowych ma jednak krótszy termin. Roszczenia z umowy sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa przedawniają się po 2 latach zgodnie z art. 554 KC, z umowy o dzieło po 2 latach od oddania dzieła na podstawie art. 646 KC, o wynagrodzenie z umowy zlecenia i o świadczenie usług osób trudniących się tym zawodowo po 2 latach zgodnie z art. 751 KC, a z umowy przewozu rzeczy po roku na podstawie art. 792 KC i art. 77 Prawa przewozowego.

Termin dwuletni i dłuższy kończy się z ostatnim dniem roku kalendarzowego, zgodnie z art. 118 KC; rocznego terminu przy przewozie ta zasada nie obejmuje. Przerywa go uznanie długu albo wniesienie pozwu (art. 123 § 1 KC), a wszczęcie mediacji zawiesza jego bieg (art. 121 pkt 5 KC). Po przedawnieniu dłużnik-przedsiębiorca może podnieść zarzut, a sąd oddali powództwo zgodnie z art. 117 § 2 KC. Faktura sprzed dwóch lat jest zatem sprawą pilną, a nie „do zrobienia kiedyś”.

Co wyróżnia dobrą firmę windykacyjną

Dobra firma jasno pokazuje, jak pracuje i za co wierzyciel płaci. Podstawą jest przejrzysta umowa z prowizją od odzyskanej kwoty i bez opłat wstępnych, wyraźny podział na prowizję i koszty sądowe, raportowanie każdego kontaktu z dłużnikiem oraz uczciwa ocena szans już na początku współpracy.

Znaczenie ma działanie wyłącznie w granicach prawa, bez gróźb, bez nachodzenia otoczenia dłużnika i bez „kosztów windykacji” wymyślonych na potrzeby wezwania. Na etapie sądowym firma powinna współpracować z radcą prawnym lub adwokatem.

Branżowe Zasady Dobrych Praktyk Związku Przedsiębiorstw Finansowych są samoregulacją, a nie przepisem prawa, lecz dobrze pokazują standard, którego można oczekiwać. Jak odróżnić fakty od obiegowych opinii o odzyskiwaniu należności, wyjaśniamy w tekście o mitach o windykacji.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje firma windykacyjna?

Przy modelu „no cure, no pay” wierzyciel płaci prowizję liczoną wyłącznie od kwoty faktycznie odzyskanej. Jej wysokość zależy od wieku i kwoty długu. Koszty sądowe i komornicze są odrębne: wykłada je wierzyciel, a sąd i komornik ściągają je od dłużnika razem z należnością.

Czy firma windykacyjna reprezentuje mnie w sądzie?

Nie jako pełnomocnik procesowy, bo katalog pełnomocników z art. 87 KPC jest zamknięty, a zlecenie windykacji nie jest stałym stosunkiem zlecenia w rozumieniu tego przepisu. Pozew składa współpracujący z firmą radca prawny lub adwokat, a firma przygotowuje dowody, wyliczenia i obsługę sprawy. Wierzyciel może też wystąpić samodzielnie.

Czy po wyroku mogę od razu iść do komornika?

Nie. Wyrok lub nakaz zapłaty to tytuł egzekucyjny. Komornik wszczyna egzekucję dopiero na podstawie tytułu wykonawczego, czyli tytułu egzekucyjnego z klauzulą wykonalności nadaną przez sąd (art. 776 KPC).

Ile kosztuje egzekucja komornicza?

Opłata egzekucyjna wynosi 10% wyegzekwowanej kwoty i obciąża dłużnika, a spada do 3%, gdy dłużnik w ciągu miesiąca od zawiadomienia o wszczęciu egzekucji wpłaci należność komornikowi (art. 27 ustawy o kosztach komorniczych). Wierzyciel wpłaca zaliczki na wydatki, a opłaty 150 zł przy bezskutecznej egzekucji nie płaci, jeżeli nie prowadzi działalności finansowej ani ubezpieczeniowej (art. 29 ust. 5).

Co, jeśli dłużnik nie ma majątku?

Komornik umarza egzekucję jako bezskuteczną. Postanowienie o umorzeniu pozwala zaliczyć wierzytelność do kosztów podatkowych, złożyć wniosek o wyjawienie majątku, a przy spółce z o.o. pozwać członków zarządu z art. 299 KSH. Roszczenie z tytułu przedawnia się po 6 latach, a każde wszczęcie egzekucji przerywa ten bieg, więc egzekucję można wznowić, gdy pojawi się majątek.

Jak szybko muszę zgłosić sprawę do windykacji?

Im wcześniej, tym lepiej. Roszczenia z działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach, ale z umowy sprzedaży, o dzieło i zlecenia już po 2 latach, a z przewozu po roku. Terminy dwuletnie i dłuższe kończą się z ostatnim dniem roku kalendarzowego. Do EPU można wnieść tylko roszczenie wymagalne nie dłużej niż 3 lata.

Czy windykacja polubowna ma sens przed sądem?

Tak. Jest najszybsza i najtańsza, a dodatkowo zbiera dowody na etap sądowy: wezwanie z dowodem doręczenia, uznanie długu i porozumienie ratalne, które otwierają drogę do postępowania nakazowego. Wezwanie do zapłaty jest też warunkiem wpisu dłużnika do BIG.

Czy mogę kontaktować się z dłużnikiem po zleceniu sprawy?

Lepiej kierować dłużnika do firmy windykacyjnej i informować ją o każdym kontakcie oraz wpłacie. Równoległe ustalenia z dłużnikiem mogą podważyć negocjowane porozumienie i utrudnić dowodzenie w sądzie.